企业会计电算化的管理分析

　　管理工作的成功与否取决于管理者能否作出及时有效的决策, 现代社会的特点是分工越来越细,行业和部门越来越多, 传统的手工管理系统越来越无法应付现代管理的要求。
　　只有计算机用于管理, 才能把生产和流通过程中的庞大数据流及时处理, 转换为有组织有用的数据, 为管理人员进行决策提供有用的信息, 使企业达到所期望的经济效益。
　　1 岗位设置管理
　　计电算化后, 会计原有的手工处理帐务仍还需要, 主要是出纳员和售证处理员的工作大部分仍需手工操作, 出纳员除不再负责现金和口记帐的记帐工作外, 主要工作职责与手工记帐时基本相同。
　　也就是说手工记帐时的有关现金、银行存款的收支工作保留。另外还应设立专人负责原始凭证的审核工作及记帐凭证的填制审核、保管等。
　　会计电算化后应设立系统运行人员岗位, 系统运行人员主要负责计算机的运行工作, 主要应设立以卞职能人员岗位系统管理员、系统操作员、数据录入员、数据审校员、专职会计员、档案管理员、系统维护员。划分岗位后, 各岗位的工作人员的职责要明确, 并对各岗位工作人员的权限资格进行控制采取以上责权的划分是会计电算化系统安全有效、正常运转的保证, 是防止各种舞弊行为的有效措施。
　　以上岗位的工作人员可以不设专人, 而由其他岗位人员兼职, 有的岗位则坚决不能由其他岗位人员兼职, 消除舞弊的隐患下面分别简述各岗位工作人员的主要职责及权限。
　　系统管理员具有执行系统管理的人员叫系统管理员。该人员必须具备精通本单位的财务和会计业务, 并且应有一定的电子计算机知识, 了解本企业应用系统的使用和维护。
　　该人员一般由具备条件的财务部门负责人担任, 对本企业整个会计电算化系统的运行负责。其主要责职负责电算化系统的日常管理工作, 监督并保证系统的有效、安全、正常运行 协调系统各岗位人员之间的工作关系, 负责系统操作运行的安全性、正确性、及时性的检查, 负责计算机较出的帐表、凭证数据正确性、及时性的检查和审批, 负责规定机内各使用人员权限等级 负责系统工作人员工作考评以及任免意见等。系统管理人员的权限很大, 一般规定该人员可调用所有的功能和程序, 但不能调用系统的源程序及详细的技术资料。
　　注意系统管理员不能由软件开发人员担任。
　　系统操作员即操作人员是指有权进入当前运行的会计系统, 并调用系统全部或部分功能的人员,操作人员应熟悉该单位的财务会计业务, 有一定的计算机知识。该系统操作员对所调用功能的安全运行负有一定的责任。其职责主要包括负责系统的数据登录、数据备份和较出帐表的打印操作, 负责备份存档数据, 做好故障记录, 月底打印和系统所有的明细帐、总分类帐和会计报表以及自动转帐凭证。
　　数据录入员, 系统中负责录入数据的人员。该人员应对会计业务知识有一定的了解, 有简单的计算机操作知识, 能熟练地录入所需数据, 但要注意保密性。
　　数字审校员负责录入数据的审核、校正工作,数据审校员应熟悉本单位的会计业务和全面的会计业务。
　　专职会计员主要是指进行手工核算处理的会计人员, 其熟悉分工负责核算的业务, 应由合格的会计人员担任, 在规定的期限内根据各原始凭证正确编制会计记帐凭证, 按分管的内容汇集各类单据等。
　　财务管理员财务管理是电算化后会计部门中的核心单位之一, 主要负责会计信息的分析、整理、参与决策、参与管理等工作, 各种项目的完成需要由熟悉会计业务、有经验、水平较高的人员组成, 该部门是一个全新的部门应引起各单位的高度重视。
　　系统维护人员负责系统运行管理与维护的人员, 该人员应有一定的计算机、会计业务知识, 应能熟练地编制程序, 应了解所用的软件的结构, 系统维护只可由软件开发人员或相应的合格人员担任。但不能从事系统的任何操作使用工作。
　　2 操作管理操
　　作管理是指对计算机及系统操作运行的管理怀电算化系统的正常、安全有效运行的关键是操作使用。操作管理是电算化管理的重要部分, 如果单位的操作管理制度不健全或实施不得力, 都会给各种非法舞弊行为以可乘之机, 如果操作不正确会造成系统内的数据破坏或丢失, 影响整个系统的正常运行, 也会造成录入数据的不正确, 影响整个系统的运行效率, 还可能造成较出不正确的帐表。
　　因此, 单位要高度重视操作管理制度的严格实施。操作管理的任务是建立电子计算机系统的运行环境按规定录入数据, 执行各子模块的运行操作, 输出各类信息, 作好系统内有关数据的备份及故障时的恢复工作, 确保计算机有效正常运行。
　　操作管理制度主要包括以下内容机运行系统人员的规定。
　　可以上机运行的人员一般有系统操作员、系统维护员、数据录入员、数据审校员及其它经系统管理员批准的有关人员。
　　操作规程主要指操作运行系统中应做的事项,它们是保证系统正确、安全运行, 防止各种差错的有力措施。各操作人员在上机操作前后, 应进行上机操作登记, 登记内容包括姓名、上机时间、操作内容操作人员的操作密码应注意保密, 必须严格按操作权限操作, 不得越权或擅自机操作。
　　每次机完毕, 应及时作好所需的各项备份工作, 以防发生意外事故。
　　档案管理算化后, 大量的会计数据存储在磁盘中, 而且还增加了各种程序、软件等资料, 各种帐表也与原来的有所不同矿主要是打印帐表这些都给档案管理工作提出了新的要求, 需要加强会计档案的管理。这里的档案主要是指打印输出的各种帐簿报表、凭证、存储会计数据和程序的软盘及其它存储介质, 系统开发运行中编制的各种档案以及其它会计资料。档案管理的任务是负责系统内各类档案资料的存档、安全保管的保密工作, 有效的档案管理是存档数据安全、保密的有效保证。档案管理一般也是通过制订与实施档案管理制度来实现。档案管理制度一般包括以下内容 存档的手续主要是指种种审批手续比如打印较出的帐表, 必须有会计主管、系统管理员的签章才能存档保管各种安全保证措施,比如备份软盘应贴上保护标签, 存放在安全、洁净、防热、防潮的场所档案使用的各种审批手续, 记录调用人员的姓名、调用的内容、归还日期等, 各类档案的保存期限及销毁手续、等都要做严格的规定。
　　机房管理 一是给计算机设备创造一个良好的运行环境, 保护计算机设备二是防止各种非法人员进入机房, 保护室内的设备、机内的程序与数据的安全。
　　3 计算机病毒管理
　　计算机病毒的传播媒介是计算机使用的软件。传播途径, 通过读写带有病毒的软盘或运行带有病毒的软件把病毒传给计算机硬盘, 然后, 正常的软件在带有病毒的计算机中使用而被传染。
　　计算机病毒给工作带来不少麻烦, 但并不可怕,实际工作中我们可以采取一些措施进行预防。第一,养好使用备份软盘的习惯, 重要的软盘一般要做好备份盘, 外出工作时使用备份盘, 即使备份盘被染上病毒, 也可以将其格式化后再备份。第二, 所有软盘都应贴写保护标签第三, 不在带有病毒的计算机上使用软盘第四, 不在计算机上使用带有病毒的软盘第五, 经常对计算机和软盘进行病毒检测。