简述高校电算化会计档案存在的问题与对策

　　一、当前高校电算化会计档案工作存在的问题
　　1. 领导重视不够，档案意识缺乏高质量的会计档案管理，能为高校的日常现金活动、财务预测与计划、科学的财务决策等提供重要的财务信息与资料。但在实际工作中，高校领导对电算化会计档案发展认识不足，档案意识严重缺乏，总是认为会计档案工作单一，管理简单，无须设立专门的财务管理机构，需要工作的时候就派几个兼职人员做做即可，没有专门的存放库房，致使大量的会计档案资料随便堆放，由于工作和管理环节的分散，造成档案管理的不规范，难于保证档案的安全。
　　2. 电算化会计档案管理制度滞后目前，高校实施的会计档案管理制度，主要是参照1984 年财政部、国家档案局联合制定的《会计档案管理办法》编制的。管理对象主要是会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算专业材料，而对单位实施会计电算化后产生的大量电子文档、程序文件、数据结构、备份文件等新的会计档案信息载体， 没有及时制定相应的管理办法。致使许多应该归档的会计数据文件散落于不同的经办人手中，造成了会计档案归档不完整。
　　3. 高校电算化会计档案管理缺乏相关人才缺乏相关的人才制约了高校电算化会计档案管理工作的开展。电算化会计档案管理工作，除要求档案管理者具备传统会计档案管理工作的相关知识，还要求有相当程度的信息处理技术和网络技术知识，在具体的管理上甚至还有大型数据库的建立和管理能力。而在在职的档案管理者中，交叉拥有文科档案管理知识和理工科计算机知识的人员无疑是凤毛麟角。
　　4. 忽略了利用会计档案为高校带来的利益高校电算化会计档案管理利用情况不理想，一是由于传统档案在查询应用上的不便，使得高校很少分析利用会计档案对未来的决策进行评估和参考，这就忽视浪费了本身可以挖掘的一种潜力资源；二是对于会计档案传统的管理思维过度强调保密，忽略了利用会计档案为高校带来的利益，也使得档案管理工作的最终目的——利用没有得以最大限度的实现。
　　5. 会计档案鉴定销毁难在实际工作中，会计档案的销毁往往不受重视，大有无人来销、无人敢销的局面。究其原因：一是数量大，开展工作需花费大量的人力物力；二是鉴定销毁无切实可行且具操作性的统一规定。在档案管理办法中，仅笼统地规定“根据档案的保管期限”销毁，而会计档案属专业档案范畴，是学校经济业务活动中形成的记录经济业务的执行、完成情况和明确经济责任的书面证明、原始资料，其重要性让审批者往往不能轻易仅凭“保管期限”来作出鉴定销毁的签字。同时，根据《会计档案管理办法》的规定，要鉴定销毁的会计档案大多为15 年以上，而根据现行的干部任用情况，几乎没有一个领导者能在位如此长时间，这就造成要让现任领导来审批销毁前几任领导形成的原始和唯一的经济责任记录资料，从而形成了事实上的销毁审批难局面；三是由于未能及时清缴的债权帐务的影响。学校不属于企业，未能清缴的债权帐务，即使年代很长，也不能作为坏帐核销，而是长期挂帐，保留追偿权利，而凭证作为追偿挂帐的证据就具有了不可销毁的理由。由此原因，使档案管理者因责任重大而产生畏难情绪及无所适从，导致学校会计档案的鉴定销毁工作难以开展，从而影响了档案整体管理工作的质量和效果。
　　二、高校电算化会计档案工作存在问题应对的策略
　　1. 加强组织领导，提高电算化会计档案管理水平领导重视是搞好电算化会计档案管理工作的重要前提和关键，只有建立和落实各级电算化会计档案管理工作责任制，明确各人职责，完善电算化会计档案管理工作所需的“硬件”设施，才能使电算化会计档案收集、归档、保管等工作得到落实。各级领导应充分认识科学管理会计档案的重要性，督促有关制度的建立和贯彻落实，大力开发档案信息资源，组织编写会计档案研究史料，为经济建设服务。
　　2. 制定行之有效的管理制度建立切实可行的电算化会计档案管理制度，应根据现有的《档案法》等档案管理的法律法规，制定和完善符合新形势新环境的高校电算化会计档案类型、鉴定、方式、途径以及载体和保护的法律法规，逐渐形成一套在高校电算化会计档案管理法律法规指导下的规范的高校电算化会计档案管理体系。如制定细化的电算化会计档案归档制度、电算化会计档案借阅制度，建立有效的电算化会计档案保管及备份制度、档案权限调用制度等等。为了管理工作的安全，特别要推行对电算化会计档案实行多套制备份：一是采用在专用计算机上进行电子档案备份；二是在磁盘、光盘上进行电子档案备份；三是对电子会计档案进行异地备份，以防发生事故时使会计档案尽失；四是会计电算化档案的管理和保存，要严格执行财政部和国家档案局的有关规定。通过切实可行的制度，为电算化会计档案管理工作提供详细、完整的实施标准，以保证数据的实体和信息安全。
　　3. 配备专业人员，提高综合管理素质由于电算化会计不仅要实现传统会计的功能，更有利用计算机高速度计算、分析能力的功能，所以必须相应增加专业人才，加强对电子档案的管理，为提供更有效的会计信息打好基础；同时电算化软件维护及系统安全的要求较高，这也需要会计部门相应增加一定数量的电脑高级人才，维护日常运作，开发更合理、高效的软件。因此，应加强“复合型”电算化会计档案人才的培养，主要是相关人员的知识结构要多元化，档案管理人员既要有丰富的会计业务知识和档案管理专业知识，又要精通信息技术，能够熟练应用会计电算化软件，成为“会计—计算机—档案管理”的复合型人才，为电算化会计档案的规范、安全、科学管理提供保障。
　　4. 健全电算化会计档案的移交与销毁制度当需要更换会计电算化档案管理员时，必须办理移交手续。例如编制电算化会计档案移交清单，列明应当移交的档案名称、编号、数量、起止年度、应保管期限、已保管期限等内容；移交电算化会计档案时单位有关负责人应在场监督，交接双方要在移交清单上签字。保管期满的电算化会计档案需要销毁时，由档案保管员向单位负责人提出销毁意见，并编制会计电算化档案销毁清单，列明应当销毁的档案名称等内容，由单位负责人签署意见。当实施销毁时，应由单位档案机构、会计机构和上级主管部门监督销毁过程。
　　5. 增大高校电算化会计档案管理设施的投入高校应增大电算化会计档案管理相关的硬件采购预算，完善电算化会计档案管理的专业设备和介质，并对设备进行优化改造和网络连接，使电算化会计档案管理工作有雄厚的物质依靠，使其在尽可能短的时间内转化为现实的管理能力。
　　6. 重视高校电算化会计档案的利用档案本身不是为了存档而存档，档案的最终目的是利用。高校电算化会计档案应通过科学的方法和高科技的手段记录高校相关的经济活动，经过数据的分析和处理从中得出对决策具有重要参考价值的信息，为高校的发展带来巨大的利益。因而，要建立对相应数据的分析和整理的系统机制，注重对原数据进行科学而高效的处理，强化高校档案管理部门的服务意识，为学校的科学决策提供建议，充分发挥高校档案管理部门的积极作用。
　　综上所述，高校应建立会计档案管理的监督机制，由审计部门每年对高校会计档案管理工作进行例行检查——检查财务部门对会计档案的收集、整理、立卷是否完整、规范，确定的保管期限是否合理合规，移交档案管理部门是否及时，对会计档案的销毁工作是否按规定时间进行等。加强财务部门与档案管理部门的沟通，有利于档案资料收集移交范围及时调整，只有沟通了，财务部门才能及时收集应归档的资料，只有沟通了，档案管理部门才能了解财务部门的资料收集是否齐全，从而做好监督工作。

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