制定会计电算化管理办法的几点建议

　　摘要：在会计电算化普及的今天，制定一套既符合现今会计制度，适应自身情况又行之有效的会计电算化管理办法，是增强高校会计电算化工作的科学性、规范性及效率性的前提条件。
　　关键词：会计电算化；会计工作；
　　随着会计电算化在各高校的普及，越来越多的高校感觉到制定一套既符合现今会计制度，适应自身情况又行之有效的会计电算化管理办法，是增强高校会计电算化工作的科学性、规范性及效率性的前提条件，但目前高校会计电算化发展不平衡，大部分开发应用的是部分会计核算系统，只有很少的单位全部实行了会计核算电算化，会计电算化管理上还不规范。笔者从我国会计电算化工作中的一些问题出发，通过自己工作中的一点积累，就制定全面、科学、实用的会计电算化管理方法提几点建议。
　　一、会计电算化工作中的一些问题：
　　(一)对会计电算化的意义和作用理解有偏差。
　　自我国推行会计电算化以来，人们对会计电算化的认识往往定位在减轻会计人员工作强度，以计算机代替手工记账的水平上，对会计电算化后产生大量会计综合信息的管理职能却认识不足。会计电算化基础管理工作十分薄弱。会计电算化增加了操作人员、系统维护人员等岗位，带来了新的要求，提出了新的问题；会计电算化的实施，需要建立与之相配套的一系列内部控制制度加以约束，才能充分发挥会计电算化的优势。
　　(二)会计软件方面。(1)会计软件通用性差．从会计电算化系统来看，其工资、固定资产等各核算子系统之间彼此分隔，缺乏会计数据传输的实时性、一致性和系统性。(2)达不到管理的目的。“仿真”是当前会计电算化发展的主流，只是用现代计算机技术代替了手工系统下的纸张、笔墨加算盘而已，计算机只不过是充当丁手工会计的工具，既没有消除会计手工信息系统存在主观判断因素等固有缺陷，又未在信息处理方面发挥计算机的优势。(3)不能满足审计要求。由于计算机自身及会计软件运行的特点，加上审计人员对会计电算化内部程序不一定全面了解，使得会计电算化过程成为一只黑箱，会计电算化与审计处于一种脱节状态，严重的影响到了我国会计电算化与审计工作的发展。(4)网络性差，安全性弱。目前，我国会计电算化软件虽然有网络版，但都只是些基于小型数据库开发的初级网络产品。
　　另外，我国目前会计电算化软件的数据安全保密性差，许多软件缺乏操作日志记录功能，对操作人、操作时间和操作内容没有具体记录，出现问题不便于追究责任，数据库缺少必要的加密措施，可以很方便的打开修改，这些都为会计资料的真实可靠埋下了隐患。
　　(三)人员素质及电算化培训方面。会计电算化已成为一门融电子计算机科学、管理科学、信息科学和会计科学为一体的边缘学科，大力培养会计电算化复合型人才，对推动我国会计电算化的迅速发展无疑将起到决定性的作用。而我国一方面会计人员的会计、财务知识不系统、不深厚、更新慢，只能对日常的会计核算进行处理，但对如何提高会计管理水平则无能为力。二是会计人员的计算机知识十分薄弱，虽然有越来越多的财会人员接受电子计算机培训，但一般还只懂得怎样去使用计算机，谈不上对计算机进行维护、开发和利用。因而导致用户在选择会计软件时、只考虑软件的核算功能，注重会计软件的仿真程度，不注重软件在会计管理方面的功能，或者是即使选择了具有一定管理功能的软件，也难以有效的加以运用。
　　二、单位实行电算化首先必须仔细分析自身的一些情况：
　　1．会计软件方面。分析会计软件是否经过法定程序评审。我国境内销售的商品化会计核算软件应当经过评审。商品化会计核算软件评审工作由省、自治区、直辖市财政厅(局)或者财政部组织进行。
　　通过评审的商品化会计核算软件，由组织评审的财政部门核发财政部统一印制的《商品化会计核算软件评审合格证》。取得《商品化会计核算软件评审合格证》的商品化会计核算软件，会计软件开发销售单位必须为使用单位提供会计核算软件操作人员培训、会计核算软件维护、版本更新等方面的服务。单位必须充分了解以上政策，结合市场及自身实际情况选择通用性、网络性较好便于管理的会计软件。
　　2．分析企业是否具备计算机替代手工记账的基本条件：(1)使用的会计软件达到财政部发布的《会计软件基本功能规范》的要求。(2)配有专门或主要用于会计核算工作的电子计算机或电子计算机终端并配有熟练的专职或者兼职操作人员。(3)用电子计算机进行会计核算与手工会计核算同时运行3个月以上，取得相一致的结果。
　　三、要想使单位的电算化工作走上正轨，还须制定严格的操作管理制度：
　　1．操作人员的工作职责和工作权限。单位必须根据会计软件功能结合自身情况明确操作人员的工作职责和工作权限，如：凭证制单人员与凭证审核人员不能为同一人，出纳只负责现金、银行存款日记账而不能进行凭证制单工作等。
　　2．预防原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而输入计算机的措施。单位应结合现今的会计制度设置专门的凭证审核人员，制定规范的凭证制单及审核工作流程，避免凭证未经审核就输入计算机。
　　3．预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证等会计数据未经核对而登记机内账簿的措施。由于现今的会计软件都具有自动生成会计账簿的功能，因此要对输入计算机的凭证数据反复核对，常用的凭证核对步骤是：(1)凭证审核人仔细审核凭证。(2)出纳辅助审核收、付款凭证。(3)凭证记账人再次审核凭证，确认无错误后进行凭证记账，同时会计软件就会自动生成会计账簿。
　　4．必要的上机操作记录制度。现今大多数的会计软件都具有自动生成上机操作记录的功能，因此企业可充分运用此功能检查上机操作情况，从而明确责任，防止一旦出现错误相互推脱的情况出现。
　　如果企业所用的会计软件无此功能，则须制定上机操作记录簿，以便登记每天的上机操作情况。
　　5．有严格的硬件、软件管理制度。主要内容包括：
　　(1)制定计算机房设备安全和计算机正常运转的措施，设立专门的安全保卫及设备维护部门。(2)制定加强会计数据和会计核算软件安全保密的措施，明确相关人员的权限及责任。(3)制定修改会计软件的审批和监督制度。对于以往运行正常的会计软件，一般不轻易进行修改，如遇特殊情况必须修改的，则须按已制定的审批和监督制度进行，做到有据可查，同时在修改前要做好数据备份工作。
　　6．有严格的会计档案管理制度。虽然现今会计软件具有自动保存的功能，但由于电脑硬盘的储存量有限，因此当会计数据涉及的年份较多、数据量较大时，则须采取以下措施：
　　(1)用软盘、光盘等储存媒体进行会计数据备份。
　　(2)按期将会计数据打印出来，分期装订成册，放入会计档案室保存。
　　(3)采用电子计算机替代手工记账后，其会计凭证、会计账簿、会计报表等会计档案保管期限按照《会计档案管理办法》的规定执行。

　　参考文献
　　[1] 姚明宇．会计之友《论会计电算化的现状及发展趋势》． 2003，7．