会计电算化后档案的管理

　　当今，随着计算机信息技术的飞速发展，将计算机应用到会计的实务中，实现会计数据处理的电算化，对会计核算工作走向管理的现代化转变起到了积极的促进作用。
　　到目前为止，我国已有数百万家企事业单位使用了计算机和会计软件来处理会计的核算工作，有效完成了会计日常工作的记帐、算帐、报帐等任务，使广大财会人员从烦琐的手工会计工作中解脱出来，极大地提高了工作效率。实行会计电算化后的会计档案管理工作是会计基础工作的一个重要组成部分，因此也应该引起高度的重视。
　　一、会计电算化后档案的新特点
　　1、档案的范围比传统的会计档案更广。会计电算化后档案不仅保留了传统意义上的会计档案，即纸质档案，而且还包括存储在计算机硬盘中的会计数据和其他磁性介质上的会计信息。
　　2、会计电算化档案需要一定的软硬件环境支持。传统的会计档案不需要软硬件的支持，而且比较直观，可以一目了然地看到会计信息，而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境支持下才可以使用。
　　3、扩大了会计档案的保管的范围。由于会计电算化档案实行的是纸质档案与磁性介质档案并行的管理模式，会计电算化档案的载体不仅是通过打印等输出的传统意义上的纸张，更主要的是磁性介质或光盘，系统开发运行中编制的各种文档以及其他会计资料等。
　　4、对会计电算化档案的安全性、完整性提出了更高的要求。会计电算化档案具有易遭破坏，难留痕迹的特点，同时又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响。对会计电算化档案的安全性、完整性要求更高，实行电算化的时间越长，会计档案与财务软件的升级的版本越多，即会计电算化档案更需要科学地管理。
　　二、会计电算化后档案管理存在的主要问题
　　1、会计电算化后档案资料收集的不完整。会计档案收集的不完整直接影响着会计档案的内在质量，有的单位只是将打印出的纸质档案存档，而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档保存，使得会计电算化档案不够完整。
　　2、缺乏有效的管理制度和制约手段。会计电算化后多数单位在归档工作中，没有制订出一些切实可行的制度、办法和相应的管理措施。
　　单位将会计信息存储在磁盘、光盘等磁性介质上后就万事大吉了，对磁盘、光盘中的会计信息疏于管理，从而容易造成会计信息的丢失。由于会计电算化软件的升级换代很快，在不同版本下的会计数据结构有可能不同。许多单位没有把会计软件的版本及软件系统很好地保存，造成会计电算化档案不能被调阅，不能充分发挥电算化会计档案的作用。
　　三、完善会计电算化档案管理的方法
　　建立会计电算化的档案管理制度。电算化会计档案是会计核算的信息及资料，是重要的会计基础工作。各单位的领导必须加强对电算化档案管理工作的重视，建立和健全会计电算化档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁管理制度，并由盘上，从而形成了脱离于原计算机案记录着会计核算全过程的重要信专人负责管理。由于实行会计电算系统的会计档案，财务部门应把会息和资料，必须做到内容正确，资化会计档案具有磁性化和不可见的计数据的备份文件保存好，并且在料完整，字迹清楚。对年终会计电特点，原来的《会计档案管理办法》每份上要注明档案形成的时间、会算化形成的凭证、账簿、报表等要的有关规定没有包括这方面的内容， 计数据的内容和时间、操作员的姓按照会计档案管理要求，进行整理、因此必须根据会计电算化的特点和名。对备份的数据资料要定期进行立卷或装订成册，对进行归档的会《会计档案管理办法》的要求，修订检查，防止由于磁性介质损坏而使计资料要检查有关人员的签名、盖本单位会计档案管理的制度。对采会计档案丢失。以防意外事件导致章是否齐全。档案管理人员应严格用计算机打印输出的书面会计凭证、单位整体会计资料丢失与不可恢复执行会计档案的安全保密制度，不账簿、报表应符合国家统一的会计性，给单位会计档案管理工作造成得随意堆放，严防毁坏、散失和泄制度的要求，保存期限按（ 会计档无法挽救的损失。凡业务量较多、密。对各种会计档案资料未经领导案管理办法》的规定执行。财务比较集中的财务部门应采用磁同意，不得外借和拿出单位。
　　加强对电算化会计档案的存带、光盘、微缩胶片等介质存储会导同意调阅的会计档案，应按规定放管理。存储在计算机中的会计数计数据，尽量少采用软盘存储会计办理有关手续，调阅人不得擅自复据（ 以磁性介质或光盘存储的会计档案。制会计档案，对调阅的会计档案在数据） ，是在会计电算化情况下的新
　　加强会计电算化后软件的管归还时，还应认真检查，防止感染的会计档案形式，在未打印成书面理和计算机的维护。会计软件是会其他的病毒。形式输出之前，应妥善保管并留有计电算化运行的重要程序及资料，
　　提高会计档案管理人员的业副本。为了便于利用计算机进行查对会计软件的全套文档资料及会计务素质。会计档案管理工作是一项询及在电算化系统出现故障时进行软件程序应视同会计档案保管，保专业性、技术性、政策性很强的工恢复，这些介质都应视同会计资料管期限截止到该软件停止使用或有作，随着会计电算化的普及和广泛或档案进行保存，直至会计信息完重大更改之后的5年。但一般情况应用，对会计档案的管理工作提出全过时为止。采用磁带、磁盘、光下，单位如遇到会计软件升级、更更高的要求，会计档案人员只有懂盘、微缩胶片等介质存储会计账簿、换以及会计软件运行环境改变的情得档案管理的知识，精通财会知识报表，由于具有磁性化和不可见的况时，旧版本会计软件及相关的文和计算机方面的知识，才能适应新特点，作为会计档案保存，其保存档资料应与该软件使用的会计资料形势会计档案管理工作的需要。因期限应同（会计档案管理办法》中一并归档。会计电算化的系统维护此，单位领导一定要重视会计档案规定的会计数据（书面形成的会计人员要经常对设备进行维护保养， 管理人才的培养，进一步加强对会账簿、报表） 一致。对于电算化形保持机房和设备的清洁，使计算机计档案管理人员队伍的建设，不断成的磁性介质档案保管，要做到远有良好的运行环境。健全必要的防提高会计档案的管理水平离磁场，注意防火、防潮、防尘， 治计算机病毒的措施，预防、检测。
　　重视会计档案开发和利用工应定期对磁性介质档案进行检查工清除计算机病毒，防止病毒和意外作。会计档案部门应建立和完善会作，防止数据的丢失。对重要的会事故因素导致计算机工作终断，影计档案的开发和信息反馈系统，注计档案应进行双份备份后存放在两响财务工作的正常开展。健全计算重对会计档案原件中储存的信息资个不同的地点。总之，对会计档案机硬件和软件故障排除的管理措施， 源加以编辑，通过对一系列的会计的存放管理应做到存放有序、查找保证会计数据的完整性。在日常工档案整理和比较与分析，充分利用方便、妥善保管。作中还应注意收集计算机硬件、软历年的会计电算化档案的数据设计3、经常进行会计数据的备份工件及操作系统等方面的资料，关注出一些有利于单位管理与决策的数作。由于会计电算化的会计数据都软件更新换代、升级等方面信息， 据模型，从而建立一整套比较完善存放在计算机中，为了避免计算机以便为本单位财会电算化管理水平的单位决策支持系统，以实现会计意外故障和人为错误引起会计数据的进一步提高做好充分的准备工作。电算化档案的再利用的丢失，要定期把计算机系统中的5、做好会计档案的日常管理工。