探讨企业会计档案管理工作存在的问题及对策

　　企业会计档案是企业档案的重要组成部分，是记录和反映企业经济业务的会计核算专业资料，具有重要的经济意义和法律意义。当前，企业会计档案管理仍存在许多薄弱环节，特别是在新时期会计电算化环境下存在着诸多问题，这需要我们不断深人研究与总结。
　　一、企业会计档案管理工作存在的问题
　　（一） 企业会计档案管理制度不完善。目前，各企业主要执行财政部财会字【1998 」32 号财政部关于《会计档案管理办法的通知》，但不少地方和企业没有根据这一规定及时制定适应自身的实施细则，致使管理制度略显粗糙，存在规定育区。如在会计档案管理标准方面，现存会计档案都已分类造册，但部分会计账簿、会计凭证之类档案只有按年度分的档案流水号，仍无法编制全宗号、目录号、案卷号； 在会计档案装订方面，会计档案没有统一规定装订要求，纸张不统一，外观不整齐，既不好装订，又不美观； 另外，个别企业会计档案甚至借阅手续都不完备，会计档案移交、销毁制度不严。
　　（ 二） 企业会计档案管理方式滞后。随着电算。
　　化的普及，会计电子资料不断增多，而对实施会计电算化后产生的大量以电子文档、程序文件、备份文件等新的会计档案信息载体，没有相应的管理办法。多数应归档的会计数据文件散落于不同的经办人手中，造成了会计档案归档资料不完整。同时，由于对软件的使用缺乏统一的规定，致使不同版本操作系统生成的会计信息不兼容，造成大量数据资源的浪费，给企业会计核算工作造成一定的损失。
　　（三） 会计档案管理人员不到位。在许多企业，会计档案管理工作没有受到应有的重视，具体表现在两方面： 一是企业会计部门并没有设置专职会计档案管理岗位，大多由具体负责账务或是综合部门的人员兼任，在会计凭证、会计账簿、会计报表的使用和保管上存在一定的不规范现象。二是企业会计档案管理人员专业能力欠佳。企业会计档案是一种专门档案，涉及会计和档案管理两个方面的专业知识、会计档案管理人员既要懂会计专业知识，又要懂得档案业务知识，负责财务部门立卷归档工作，但许多企业都缺乏会计档案管理专门人员。
　　（ 四） 企业会计档案得不到充分利用。随着市场经济的逐步发展，企业面临的市场竞争日趋激烈，充分利用好会计档案将为企业发展带来巨大的利益。但受传统计划经济影响，多数企业只重视对资金的管理利用，而对会计档案资源利用却没有引起足够重视，很少利用会计档案来分析经济管理过程中的各项活动，在一定程度造成了会计档案资源的浪费； 还有一些企业在收集会计资料时，往往没有将账务报表、上级有关文件、合同、财务制度财务活动分析等进行归档，造成企业会计档案资料不完整，无法有效地进行企业经营状况分析； 另外，由于企业或多或少的存在过分强调保密的倾向，对利用会计档案人员的身份和利用目的作了严格的限制，导致一批现实的会计档案用户被拒之门外，潜在的会计档案用户得不到转化，会计档案的史料和参考作用难以最大限度的发挥。
　　二、加强企业会计档案管理工作应当采取的措施
　　（ 一） 完善企业会计档案管理制度实施细则。
　　企业财务部门要结合本单位实际，按照财政部《会计档案管理办法》制定适合本单位的会计档案管理制度实施细则，对企业会计档案的收集、整理、鉴定、编目、销毁和有效利用等形成一整套的规章制度，要重点完善电算化资料归档制度，统一归档时间、内容等，对会计电算化系统产生的会计凭证、会计账簿、会计报表、系统日志等数据规定统一打印用纸，还要完善会计档案管理岗位责任制，由专人负责收集、移交、管理会计档案，对交接程序要规范，保证归档资料准确，确保会计档案安全完整。
　　（二） 加强电子会计资料的储存和管理。随着电算化的普及，企业电子资料不断增多，其地位也日益重要。因此，应重视对计算机环境中形成的会计档案的管理。一是要正确使用存储介质。企业可以在专用计算机上进行电子档案备份，或者在磁盘、光盘上进行电子档案备份，最好是通过网络进行异地备份，以防发生事故时使会计档案尽失。二、是要妥善保存电子资料。要严格按照财政部和国家档案局的有关规定，对电子档案要做好防磁、防火、防潮和防尘工作。对采用磁性保存的档案，还应定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质的损坏而使会计档案丢失，造成无法挽救的损失。电子档案必须与对应的财务软件版本一致，因为不同的版本会产生会计档案不能被调阅或产生某些预料之外的错误。为保证电子会计档案信息的安全还要制定防范计算机病毒的措施，防止计算机病毒造成电算化信息的重大损失。三是要规范管理电子资料。企业应制定专门的管理制度，特别是要形成电子会计档案管理制度和推行电子档案与多套保管制度。对所有备份的电子会计档案数据最好用优质的光盘刻录备份，以保证数据的实体和信息安全。年终要将当年形成的所有财务档案信息整理归类，并标明日期、内容目录、备份人姓名等内容，用于存档的盘片由系统管理员和分管财务的领导签名。系统管理员在出现系统故障时，能够及时查明原因，同时追查操作人员的责任。
　　（ 三） 加强会计档案管理工作的组织领导。只有加强档案管理工作领导，建立会计档案管理人员队伍，才能使会计档案收集、归档、保管等工作得到落实。企业在会计档案管理人员聘用上要从整体利益出发，不拘一格，择优选聘，把好会计档案管理人员人口关。要将那些有责任心、有耐心、有经验、有专长、业务能力强的会计人员选聘到会计档案管理岗位，通过他们良好的职业道德和敬业精神提高会计档案管理水平。对会计档案管理人员设立奖惩措施，奖勤罚懒，使物质奖励、精神奖励与相应处罚同步，鼓励会计档案管理人员积极参与相关业务知识的学习。 坚持岗前培训、合格上岗、通过竞争激励机制的引人，使会计档案管理人员的业务水平，综合素质始终处于动态的发展过程，促使会计档案管理人员安于并乐于从事会计档案管理工作。同时，档案部门和财务部门要联合起来，组织·会计人员学习《会计档案管理办法》等会计档案管理制度，使每位会计人员认识到会计档案和会计档案管理的重要性，保证会计档案归档前各项工作的完成质量。
　　（ 四） 加强会计档案利用工作。在企业实施部门预算管理后，应充分利用现代化科技设备和手段、，建立会计档案网络信息，方便职工随时对会计档案目录、数据进行查询，实现资源共享，要开发会计档案信息资源，服务企业发展，增强会计档案信息的时效性。另外，档案利用工作还需要从观念转变到加强自我宣传； 从丰富内容到提高服务水平； 从改善档案利用的环境条件到软硬件的大量投人。企业要加强用户跟踪调研，及时搜集档案利用信息反馈，听取用户意见和要求，弥补工作中的不足，更好地为用户服务。
　　总之，企业财务部门要依据会计档案管理形成的规律和特点，进一步加强和改进会计档案工作，企业要制定切实可行的会计档案管理制度，运用各种不同类型的手段和方式利用好企业会计档案信息资源，充分发挥网络时代的电子会计档案信息优势，提高企业会计档案利用效率，为企业领导决策服务，逐步使企业会计档案管理工作步人正轨，更好地为企业经济运行提供服务。