信息成本: 现代企业成本管理的“瓶颈”

　　[摘要] 信息化是现代企业发展的方向, 现代企业在生产经营、投资决策等许多活动中都需要信息, 发生并形成信息成本支出。因此, 信息成本对现代企业有着重要影响, 加强信息成本管理成为现代企业成本管理的重要内容。本文指出, 现代企业应以计算机信息集成为基础, 构建科学的信息系统, 采用成本责任流管理模式, 实施动态的信息成本管理。
　　[ 关键词] 信息成本; 现代企业; 成本责任; 管理模式
　　现代社会已迈入信息社会, 信息对世界的影响越来越大, 信息成本对企业的影响也在发生变化, 正如中山大学管理学院谢康教授所指出的, 目前务必要关注新型工业化道路上出现的“三个转移”:企业成本中心转移———由劳动成本向信息成本转移; 信息成本中心转移———由信息搜寻成本向信息处理成本转移; 社会成本中心转移———由企业组织成本向市场交易成本转移。因此, 现代企业应加强信息成本管理, 实现成本控制最小化、价值创造最大化与价值分配最优化目标。
　　一、现代企业信息成本的形成
　　( 一) 信息成本的产生源于现代企业的效益追求和价值驱动信息化是现代企业的发展方向。对企业而言, 信息的真正价值在于能够为企业, 尤其是为企业领导者提供决策的依据, 在于服务符合企业效益目标的确立与调整的要求。换言之, 信息是在对效益目标起导向作用的过程中形成其特有价值、发挥其特有的价值功能、实现其价值增值效果的。因此, 企业的效益目标成为信息作用的方向和信息成本发生的根源所在。信息成本的产生目的是为了追求效益, 其形成动因是信息价值。企业通过信息价值的创造,实现信息成本的补偿, 最终获得信息收益。
　　( 二) 信息成本的指向是减少经营决策的不定性企业在生产经营过程中面临着诸多不确定性因素。在正常情况下, 即使信息的作用方向是正确的, 是合乎企业效益目标要求的, 但是由于信息长度不够, 没有足够的信息, 则不仅不能产生信息效益, 而且迫使企业必须为此付出在信息收集、加工、储存、传输、管理等方面的成本。
　　( 三) 信息压缩是导致信息成本的主要因素信息压缩是指交易活动中的信息不对称, 一方掌握了与交易有关的更多的信息, 而另一方要想获得此信息要花费一定的代价, 因此, 拥有较多信息的一方会产生机会主义倾向。信息不对称是着名经济学家阿克勒夫于1970 年提出的, 他认为:“市场上买卖双方各自掌握的信息是有差异的, 通常卖方拥有较完全的信息, 而买方拥有不完全的信息。”即, 市场活动的参与人对市场特定交易信息的拥有是不相等的, 某些参与人比另一些参与人拥有更多的信息, 而且双方都不知道这种信息分布状态。其实在任何市场中都存在信息不对称现象, 只是由于计算机技术、现代通讯技术、信息技术高速发展, 信息成倍增长, 才使信息不对称现象更加明显。因此, 信息拥有劣势一方为了提高工作效率和减少决策的风险, 就要想方设法去搜索和获取信息, 减少信息的不对称, 这不仅需要花费时间和精力, 还要因借助各种手段而花费财力, 付出越多, 信息成本就越高。
　　( 四) 现代企业信息技术水平对信息成本起决定性作用信息的发现、认识与使用对信息技术的开发与应用存在高度的依赖性。由技术手段引起的不同的信息获取途径与加工方法对信息成本的大小及构成有决定性影响, 而信息成本的变化反过来又以利益调整机制推动信息技术手段的进步与信息特征的改进。目前, 企业信息搜寻或采集的技术手段已经由人工方式和人与企业内部网结合的方式转变为Internet 方式。随着Internet 以及基于Internet 的信息检索工具的企业应用, 随着电子商务活动的进一步开展和网上电子公告牌的开通, 企业更容易获得信息, 获取的信息也明显增多, 信息市场的价格离散程度大大降低,信息成本因此发生了根本的变化。
　　二、现代企业信息成本管理中的问题
　　( 一) 信息与信息成本的边界信息是一个内容丰富、运用普遍、含义又相当模糊的概念, 要对信息一词作出确切的定义是很困难的。另一方面, 信息概念广泛地渗透到各门学科之中, 人们可以根据各学科自身的特点为信息作出各种各样的定义。因此, 在各个不同的领域, 站在不同的角度, 众多学者对信息都有不同的定义。比如, 描述类比性的信息定义, 非决定论的统计概率类信息定义, 物理类定义, “属概念+种差”式的实质定义, 数学类定义, 生物类定义等。但无论从哪个角度、采用何种方法进行定义, 作为能够体现信息本质概念的信息定义应具有以下两个基本条件: (1) 它应从哲学意义上明确回答: 信息既不是物质也不是能量, 信息究竟是什么; (2)它应该涵盖一切具体领域中各种有关信息定义和概念的内涵, 即具有普适性。
　　信息成本的定义如同信息的定义一样存在多样性, 有的从市场交易角度看, 有的从企业性质看, 有的从企业管理看, 有的从信息技术看, 还有的从宏观制度上看等。认识现代企业信息成本, 需要首先认识现代企业。按制度经济学的观点, 企业是市场机制的替代。如果以某一个企业为对象,则它是一个组织, 这个组织内包含有物质、信息和能源三大要素, 并产生和形成了“三流”, 即实物流、价值流和信息流。
　　因此, 与信息、信息流相关的信息成本是企业管理的对象之一。“管理就是决策”, 从企业内部看, 信息成本是指企业在管理过程中, 为了减少决策结果的不确定性, 收集、加工、储存、传递、利用信息中付出的代价, 或由于信息不完全产生的决策损失和纠正支出。包括: 企业为收集、加工、储存、传递、利用信息购买的设备、购建的设施和相关人员的工资福利支出, 由于信息错误或不完全形成的损失, 以及纠正决策失误、改选决策方案的支出, 等等。这些成本的发生是因为信息而在人和物上产生的支出或机会成本。
　　( 二) 信息成本的计量信息的特点决定了信息成本对企业管理活动的影响是通过信息“渗透”后起作用的。因此, 信息在影响管理的同时, 信息成本也由于管理而产生了, 这种“无声、无形”的渗透使得信息成本在归集时难以计量。并且, 信息成本中的信息失真成本大部分是机会成本, 机会成本的计量也是一个难点。
　　可以看出, 信息成本既包括实际的成本费用支出或损失, 也包括发生的机会成本, 其中还存在大量隐性成本, 这既不容易察觉, 更不容易量化。而且, 通过目前企业会计系统核算信息成本还存在很多问题, 如信息成本计量方法,信息成本与其他有关成本的区分, 信息成本账务处理等。
　　因此, 企业信息成本的计量成为现代企业信息成本管理的“瓶颈”之一。
　　( 三) 信息成本管理的方法与模式信息成本不同于企业生产中的生产成本、管理中的管理费用、营销中的销售费用和与资金相关的财务费用, 但在现代企业中它们又包含了部分信息成本, 如企业购买材料过程中采购员为收集材料信息而出差所发生的费用计入存货成本中, 财会部门进行日常账务处理形成会计信息而发生的工资、福利费用计入管理费用, 为扩大产品销售和提高产品知名度而在各种媒体上投放广告、传递信息而发生的费用计入产品销售费用, 在向银行等金融机构筹资的决策中因收集信息使借款利息减少部分降低了财务费用。
　　信息成本有别于其他成本费用源于信息成本的特性。
　　阿罗认为信息成本有以下几个特点: 第一, 信息成本部分地属于资本成本, 且属于典型的不可逆投资; 第二, 在不同领域、不同行业中的信息成本各不相同; 第三, 信息成本与信息的使用规模无关; 第四, 信息成本的转嫁性。实质上,除这4 个特性外, 信息成本还有区域性、价值驱动性和技术依赖性等3 个特点。这些特点决定了信息成本的管理方法与模式不同于其他成本。但目前对信息成本管理的研究很少, 因此, 无论在理论上还是实践中都尚未形成一系列科学的管理方法和管理模式。
　　三、信息成本管理策略
　　( 一) 科学构建信息系统信息系统是将信息从信息源传递给有关用户的, 由人员、过程、数据等组成的职能系统, 或者说是人们为了采集、处理、储存、传递、交流信息而建立的一种人造系统。从信息系统的性质看, 首先, 信息系统是人造系统, 是人们为了利用信息而建造起来的系统; 其次, 信息系统具有开放性; 第三, 信息系统具有动态性; 第四, 信息系统是多目标系统; 第五, 信息系统技术含量高。信息系统可以把各种成本信息、制造信息高度集成, 使成本的静态管理向动态管理迈进。因此, 现代企业的信息成本管理, 应以构建科学的信息系统为前提。构建科学的信息系统要求:
　　1. 企业重视系统的生存环境———大环境(政府主流经济制度及社会氛围)和小环境(企业内部管理制度、企业文化及其氛围)。国家宏观调控制度、信息法规制定的大环境对企业发展至关重要。20 世纪50 年代以来亚洲主流的政府主导型的市场经济(亚太模式), 在加快资本的原始积累,促进市场体制的形成, 保护幼稚工业, 保证潜在比较优势的发挥中的确起到了重要作用。
　　当然, 企业在大的生存环境中要灵活变通, 需要投入专门的人力、财力对国家方针、政策进行研究, 预测其未来的趋势。大环境固然重要, 小环境亦需重视。内因是事物变 化的根本。“不以规矩, 无以成方圆”, 企业管理制度(包括信息制度)可从根本上强制保证企业活动的有序进行。企业文化则是企业这个系统形成的群体意识和因此产生的群体行为规范, 是一种具有企业特色的共同价值观。它可以直接影响员工的性格、心理和行为, 通过整体的价值认同来引导员工为企业的效益目标而努力, 可以以各种方式来沟通员工的思想感情、信念、作风、情操, 培养其团队意识, 从而使企业产生一种强大的向心力和凝聚力, 发挥出整体效益。
　　2. 与企业发展效益目标一致。实际上, 无论是信息系统各方面协调资本投入, 还是信息制度成本的投入, 都可以归入对信息系统的投入, 其最终目标是要筛选出与企业发展效益目标一致的信息, 消除企业在决策过程、生产过程以及营销过程中的不确定性与盲点, 达到增加企业效益的目标。
　　3. 是建立在信息的经济基础之上的, 即企业的信息经济性。离开了这一点, 其他一切都无从谈起。因此, 企业应力求实现信息经济性。其一, 应根据全球信息网络互联条件下的企业效益目标, 重整企业信息流, 使企业信息流按照企业的效益目标与价值目标进行调整。其二, 在新的企业信息流确立后, 还要建立一整套保证其与经济效益目标始终大体上同向同步的创新保障系统与监督实施系统。最后, 要加强企业对有关信息财产权的制度建设。创造出一个从高到低, 所有员工自觉将所处信息流位置与企业整体效益保持一致的环境氛围。
　　( 二) 改进落后的管理技术, 采取成本责任流管理模式组织的一切经营活动和一切控制措施都是为了目标的实现。成本责任流是责任成本控制的最新理论, 它以动态管理为指导思想, 结合现代集成制造系统等先进制造技术, 力求建立基于信息系统支持的成本控制体系, 以满足企业信息成本管理的要求。
　　成本责任流管理模式是从强化人员责任管理入手, 以信息技术支持为依托, 以实现企业生产经营计划为目标,建立全员、全面、全过程的成本控制。建立这种管理模式,关键之处是正确甄别和确定具体详细的成本责任。广义的成本责任是指企业内部各个层次的管理部门, 根据其管理权限和管理范围所应承担的一定的经济责任。狭义的成本责任是指各责任部门进行经济活动之后, 因主观或客观原因发生的非正常性的成本偏离。成本责任是一系列的可评价可度量的经济指标, 通过对企业各部门费用支出的精确计量以及考核, 从而实现目标利润, 保证整个企业目标的最终实现。例如企业管理中产生的信息成本预算是企业总体控制目标, 而其中具体成本计算和责任被转移到各个部门甚至各个不同的岗位, 个人就成为成本责任人。确定责任成本的过程, 就是对具体成本进行划分, 从而最终落实到个人。通过企业员工的共同努力, 完成自己负责的责任,使信息资源得到充分运用, 规避行为风险和管理风险, 企业才会具有竞争力。在信息成本责任制定过程中, 可以参照同行业的历史资料, 采用标准成本制、责任成本制或者目标成本制的管理模式。标准成本是在提高效益和尽量消灭浪费下计算出的预算指标, 它是企业在正常稳定的经营条件下争取达到的目标成本。目标成本指的是从企业目标体系中抽取信息成本目标, 围绕该目标开展信息成本管理和其他管理活动, 达到控制各项支出的目的。成本责任清晰明确各部门员工的主观能动性, 能真正实现信息成本的节约, 增强企业的市场竞争力。
　　( 三) 以计算机信息集成为基础, 有效实施动态管理进入信息时代, 动态管理成为新的理念。计算机集成制造系统通常强调物流、信息流和资金流的集成, 这3 种流在本质上强调的是其流动的准确性。计算机信息集成是在上述诸流的集成和流动的运动过程中, 对其正确性实现的保证。它是将上述诸流中成本要素的正确性与对企业员工和组织的管理集成于一体而形成的。信息成本的产生、识别与计量建立在物流、信息流、资金流的集成基础之上,动态管理思想与现代管理需要不谋而合。实际上, 很多现代化企业中, 采用“倒推”方法确定目标成本, 有助于开发新产品和分解、降低成本, 提高产品的市场竞争力与市场占有率。只有结合新的理念和先进企业的经验, 创立具有中国企业特色的信息成本管理模式, 才能加快产品的国际化步伐。实际上, 各部门及作业单元的信息责任成本随着作业单元而流动, 而且以累积成本的形式存在于下游各作业单元, 即责任成本存在流动和传递现象, 通过上下游作业单元间成本责任的传递机制, 信息成本流随产品的市场过程而流动起来, 并且最终体现在产品成本中, 各作业单元之间由此连接成一个整体。
　　主要参考文献
　　[ 1] 阙四清. 企业成本的经济学分析[ J] . 企业经济,2003, ( 11) :15- 17.
　　[ 2] 朱珍. 信息成本及其现实意义[ J] . 现代情报,2003, ( 5) :22- 25.
　　[ 3] 蔡建峰. 信息成本预算评价方法研究[ J] . 科学学与科学技术管理,2004, ( 12) :139- 141.
　　[ 4] 李天民, 叶春和. 论管理会计中的信息成本与信息价值[ J] . 会计研究, 1989, ( 6) : 50- 54.
　　[ 5] 李志军. 企业信息成本的科学控制[ J] . 科技情报开发与经济,2006, ( 6) : 188- 189.
　　[ 6] 葛海东. 浅析面向信息时代的成本管理方法[ J] . 天津财会, 2003,( 5) : 39- 40.