BPR 再造财务会计流程

　　摘要: 信息时代和网络经济的来临,基于几百年前的传统会计理论发展起来的传统财务会计流程已经难以满足管理的需要,必须重新构建。利用BPR 再造理论及方法改造传统财务会计流程,基于业务事件形成数据仓库,并将实时信息处理嵌于业务过程处理中,以建立财务业务一体化的信息处理流程,实时反映经济活动。
　　关键词: BPR(业务流程再造) ;财务会计流程;财务业务一体化
　　财务会计流程是指财务会计部门为实现财务会计目标而进行的一系列活动。会计是通过对各单位的经济业务、主要运用货币形式的信息质量,借助于专门的方法和程序进行核算、控制、产生一系列财务信息和其他经济信息,为企业内外部的信息使用者提供服务来创造价值。而服务又是通过财务会计流程来完成的。
　　财务会计流程包含数据的采集、加工、存储和输出四大过程,它是连接业务流程和管理流程的桥梁。因此财务会计流程的设计思想、数据的采集方法效率、加工的正确性和有效性,将直接影响到企业管理活动的质量和效率。传统的财务会计流程是在据几百年前帕乔利的会计理论而发展起来的,其核心思想是分类系统,所提供的数据也是分类汇总数据。在包括网络、数据库、管理软件平台等要素的IT 环境下,IT 打破了国界、距离与时间的限制,使企业经营、管理和服务变得即时而迅速,此时如果企业经营过程中的三大主要流程,即业务流程、财务会计流程、管理流程之间不能紧密合作,不能实现财务业务一体化,使财务数据和业务数据融为一体,如果财务会计流程仍然缺乏网络为代表的信息技术的支持,那么财务会计流程将无法满足会计信息使用者对信息的需求。因此,在IT 环境下,必须应用业务流程再造理论和方法重构财务会计流程。
　　一、传统财务会计流程缺陷分析
　　传统的财务会计流程是从业务流程中采集数据,其数据的主要载体是原始凭证,经过对原始凭证进行数据加工生成各类账簿, 最后以账簿、记账凭证为依据,编制对内、对外报表提交给投资人、债权人、政府部门和管理者等(如图1) 。
　　这一流程是基于帕乔利的会计理论发展起来的,适用于手工会计或会计电算化桌面会计阶段,面对IT环境,该流程缺陷表现为:
　　(一) 传统财务会计流程是建立在亚当·斯密的传统分工论基础上的工业社会的会计模型,数据间联系和控制松散传统会计的鼻祖---帕乔利思想的核心是分类系统,也称会计科目表。使用会计科目表来把组织的资产、负债和所有者权益的财务度量结果分类汇总,使用财务报表将组织汇总的数据提交给用户。随着企业组织规模的不断扩大,业务也随之复杂,为了有效地完成财会工作,会计按照亚当. 斯密的劳动分工论思想,将财务会计流程细分为工资核算、原材料核算、固定资产核算、账务核算等相对独立的工作。尽管在IT 技术广泛应用的今天,企业财会人员也积极采用现代信息技术,但是也只是简单的模仿和照搬手工会计流程,虽然也利用了现代信息技术,在IT 环境下建立了许多独立的子系统,如材料核算系统、账务处理系统等。但也只是实现了财务会计流程自动化,实质只是操作手段的改变,并没有改变传统信息系统结构的本质。正如薛云奎教授所说:“当前电算化信息系统的发展规律是以现代技术来适应传统会计的系统规则及其功能定位,而不是反过来,根据现代技术所提供的功能来改造传统会计”。其结果一方面是各个子系统或模块之间彼此分隔。另一方面有些软件在开发时没有统一规划,而是采用单项开发,再通过转账凭证的方式传递各种信息,无法形成一个有机的整体。形成的是以子系统为单位的一个个信息孤岛,缺乏会计数据传输的实时性、一致性和系统性。各核算子系统所提供的数据与信息,只能满足财务部门的需要,而不能满足与之相关的其他职能部门的需要。
　　(二) 传统财务会计流程导致会计信息系统与企业其他业务系统相对独立,无法使“大会计信息系统“的思想延伸到企业业务流转的全过程,不能满足管理需要企业业务活动的全过程伴随着资金流、物流和信息流。由于传统会计体系结构、思想和技术的制约,在一项经济业务活动中,会计师收集数据的依据是判断该数据是否影响组织的财务报表,也就是只采集符合会计事项定义的数据集,只对企业业务事件数据的一个子集加以采集,即资金流。而对于业务活动过程中伴随的物流和信息流,如信息客户所需的诸如生产力、执行情况、可靠性之类的其他信息,却不予考虑。这一部分的信息则由相关业务人员来采集。这就使得与同一业务活动相关的数据被分别保存在会计人员和非会计人员手中。由于传统会计体系只关注整个业务过程的一小部分,不仅忽略了大量的管理信息,同时有可能使会计信息系统与其他业务系统数据不一致或重复。
　　现代企业会计的两个重要领域是财务会计和管理会计。财务会计一般又称为对外会计,因此要求有严格的会计流程、记账方法和账簿、报表格式。一方面各种账簿的区别在于对同一数据的汇总方式和汇总的程度不同。同一数据以不同形式存放在不同的账簿中,导致数据冗余,同时也不能直观的反映一项经济业务原貌;另一方面,财务会计报表(主要指对外报表) 是根据明细账和总账的数据编制的,信息的种类受到限制(主要反映货币数据) ,对于信息使用者来说,更强调未来、强调数据的相关性和灵活性,更多地关注非货币数据,因此信息使用者单凭会计账簿和财务报表上的所提供的货币数据,希望从多层次、多视角分析企业的财务状况和经营成果时信息就明显不够。
　　(三) 传统财务会计流程无法实现企业实时监控的需要由于一项业务活动中的资金流和物流信息是由不同的人员在不同的时间采集的,而会计数据一般是在业务发生后采集的,因此传统的会计信息系统反映的资金流往往滞后于物流信息。将滞后的原始会计数据经过传统的会计流程的处理,会计账簿和会计报表的余额都不是当时时点的数据,企业无法对经营活动进行实时控制,无法应对多、变、会的市场竞争。因此,需要建立一个高度集成的信息系统,实现财务业务一体化,实现财务数据与业务数据同时采集,才能满足信息使用者的需要,提高企业的竞争力。
　　二、业务流程再造理论分析
　　业务流程再造(Business Process Reengineering ,BPR) 理论首次于1990 年由美国的Michael Hammer 博士提出。发展到现在,不同的学者对BPR 有不同的定义,但概括起来讲,BPR 的涵义是:以作业为中心,摆脱传统组织分工理论的束缚,提高顾客导向、组织变通、员工授权及正确地运用信息技术,达到适应快速变动的环境的目的。业务流程再造主要包括三个环节:即业务流程分析与诊断,业务流程的再设计,业务流程重组的实施。对于业务流程重组的主要方法有:合理利用信息技术,合并相关工作或工作组,工作流程的各个步骤按其自然顺序进行,模糊或跨越组织界限。IT 技术使时间、空间和距离的限制不复存在,因此,BPR 也可以使严格划分的组织界限模糊,甚至跨越组织界限,建立扩展的企业业务过程。
　　三、构建IT 环境的会计流程
　　利用业务流程再造理论和方法重新构建财务会计流程,实现财务业务一体化。
　　(一) 建立基于业务事件驱动的财务业务一体化信息处理流程“事件驱动”,是把信息使用者所需要的信息按照使用动机不同划分为若干种事件。例如:利用事件驱动表而不是账户来“登记“一项销售业务,要将销售数据记录在销售事件数据和销售-存货事件表,当发生销售时,将销售收入记入销售表,将销售成本记入销售-存货表。初始设计时,同时为该事件设计相应的“事件驱动程序”模型,当需要某类信息时,根据不同的事件驱动相应的处理程序,从而提供相应的信息。
　　要充分发挥IT 技术的优势,必须打破传统的财务会计流程,将计算机的“事件驱动”概念引入流程设计中,建立基于业务事件驱动的财务业务一体化的信息处理流程(如图2 所示) 。
　　当业务事件发生时,业务事件处理器按业务和信息处理规则,将企业所有与业务相关的数据集中为一个逻辑数据仓库,数据仓库最大程度地存储了财务系统和非财务系统的数据,企业范围的各类“授权”人员都可以通过报告工具自动输出所需的信息,这一集成的数据仓库足以支持所有信息使用者的要求。由于数据仓库的引入,数出一源,信息集中,避免了数据的不完整和重复情况的发生,最大限度的实现企业范围的数据共享,简化了流程。
　　(二) 实现财务业务一体化信息的实时处理财务业务一体化的基本思想是:在IT 环境下,将财务会计流程与经济业务流程有机融合。当一项经济业务发生时,由相关部门人员录入业务信息,该信息将自动存储在数据仓库中,企业执行业务事件的同时,实时触发多个事件驱动程序,将业务事件信息输入管理信息系统中,通过执行业务规则和信息处理规则,实时生成集成信息,使物流、资金流、信息流同步生成。如:仓库的库管人员处理出库业务,当发货时,将发货单商品的基本信息和确认发货的信息送入管理信息系统,系统根据业务规则和信息处理规则,自动生成库存账和机制凭证,并登记总账。这样财会部门就延伸到企业的各个业务部门,财会人员的视野就不会仅仅局限在会计问题上,而是延伸到业务问题,可以利用实时信息控制经济业务,如采购、销售业务,真正将会计的控制职能发挥出来。
　　要实现财务业务一体化,不仅需要IT 环境,而且需要建立一个支持一体化的包括事件接受器、凭证模板、生成器和实时凭证的动态会计平台。其中事件接受器的功能是接受事件信息;凭证模板包括财务会计凭证模板和管理会计凭证模板,用于生成实时会计凭证;生成器的功能是将事件信息和凭证模板自动生成实时凭证,并同时传递到财务会计和管理会计相应的模块中;实时凭证中实时财务会计凭证,是形成动态账簿和报表的依据,实时管理会计凭证是生成企业内部动态责任会计账表的依据。信息形成的整个过程均没有人工干预,完全由计算机自动生成。

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