刍议会计电算化的岗位职责与管理

　　摘　要　介绍了会计电算化的工作原理, 管理体制和岗位职责, 实现会计电算化是规范现代化会计工作的重要组成部分。
　　关键词　会计电算化; 管理; 职责
　　在科技高速发展的今天, 利用计算机替代人工手工记账已成为现实, 为实现会计数据信息的高速传递及上报提供了可靠的物质保障。所谓会计电算化, 是指计算机技术在会计工作中的应用, 即采用电子计算机替代人工记账、算账、报账, 以及对会计信息进行分析和利用的工程。利用电子计算机进行会计核算和会计管理, 实现会计电算化, 是规范会计工作及会计工作现代化的重要组成部分, 是深化会计改革、贯彻新《会计法》、进一步提高会计工作水平和质量的迫切需要。
　　1　会计电算化的工作原理会计电算化是将繁琐、单调、机械性较强的会计核算工作交由计算机进行处理, 提高会计核算与物资管理的准确性、规范性和工作效率, 减轻财会人员的劳动强度, 使财会人员从繁重的手工劳动和繁琐的核算事务中摆脱出来, 更好地参与单位的经营决策, 加强财务管理。
　　2　会计电算化管理体制会计电算化应该是全面面向企业管理现代化,与企业的人、财、物、供、产、销的协调运转相适应的企业管理电算化。具体有以下三种方式:
　　2. 1　集中管理方式这种方式把会计电算化工作, 包括管理、开发、和使用维护等都放在企业计算机中心, 财务部不设数据处理部门, 也不安装计算机设备。在这种情况下, 财务部门的组织机构一般不作大的变动, 除了一些业务由计算机处理外, 许多工作仍由手工来完成。
　　这种形式有利于充分发挥计算机的作用, 提高数据共享程度, 避免重复开发, 也有利于企业统一领导、规划和组织。但是, 集中管理也有很大的缺点:
　　1) 计算中心人员和财务人员不能很好地协作,各自不了解对方的知识和业务特点, 各自偏重本单位情况, 往往导致系统质量低, 实用性较差等情况。
　　2) 各部门极易产生依赖思想, 认为开展电算化工作是计算中心的事, 从而不能很好地配合和支持系统的实施和运行, 影响会计电算化工作的正常运行。
　　2. 2　分散管理方式在这种方式下, 企业财会部门单独配备计算机等设备, 并配备一定的专业人员, 会计电算化的实施, 完全由财会部门负责进行, 计算中心将不再参与。分散管理的优点是: 1) 能调动财会部门的积极性。2) 能根据财会部门的实际需要, 分期分批解决急需电算化的项目, 并且实用性强、投资少、见效快。其缺点也是明显的: 1) 缺乏整体考虑, 各部门都可能从各自的目标出发, 不考虑相互之间的联系, 数 据不能共享, 系统效益不高。2) 各部门都需要配置计算机专门人员, 否则影响系统实施, 平时遇到的简单问题及维护工作, 都不能及时处理。这种方式一般不可取。
　　2. 3　集中管理下的分散组织方式在这种方式下, 企业设立专门的机构, 统一负责全部计算机的应用规划工作。规划工作包括企业电算化的总体规划, 管理信息系统总体设计及子系统划分, 统一编码, 对所用机型等做出统一安排, 指导各业务部门开展电算化工作, 若企业已设立计算中心, 专门机构的设置就可以以计算中心为主体设置。
　　这种方式, 既照顾了各业务部门的特点, 又能统一管理组织, 是目前一种较理想的组织方式。在这种方式下, 实施会计电算化后, 就需要调整财务部门的内部组织机构, 岗位与职能都可能发生变化。
　　3　会计电算化的岗位职责实现会计电算化是会计工作现代化的重要组成部分, 也是会计改革的重要内容。如果不及时地调整并建立起与之相适应的会计电算化工作岗位制度,使会计岗位分工、职责尽可能地比较规范、科学, 就无法保证会计工作的正常进行, 会计电算化在企业管理中的优势就不能充分发挥, 同时, 对提高财会人员的业务素质也是不利的。因此, 在会计电算化下科学、合理地设置会计工作岗位, 明确各岗位的职责十分必要。
　　根据会计电算化工作的特点, 企业实现会计电算化后应由传统的以总账报表岗位中心转变为以系统管理员岗位为核心的岗位架构。具体地说, 会计电算化应设立的会计岗位包括: 系统设计员, 系统管理员, 系统操作员, 数据审核员。各会计工作岗位人员的职责如下:
　　3. 1　系统设计员的职责会计电算化系统设计员要根据会计制度和企业管理、核算的要求, 负责会计电算化系统中软件的研制、开发和升级工作, 帮助系统操作人员掌握软件的应用。职责主要有: 1) 根据会计制度和核算的要求开发会计电算化系统。2) 根据国家宏观经济政策和企业微观管理的需要, 不断修正和完善会计电算化系统整体功能。3) 负责指导有关人员正确掌握会计软件的使用方法。4) 及时解决软件在运行中所发生的技术问题。
　　3. 2　系统管理员的职责会计电算化的系统管理员负责会计电算化过程中的管理工作, 组织、协调会计电算化软件开发和应用, 能够应用财务、会计和电子计算机知识对本单位运行的会计电算化系统进行使用和维护。职责主要有:
　　1) 在会计电算化软件的开发阶段, 负责协调软件开发者与使用者之间的关系, 根据软件评审要求,做好相应的准备工作。
　　2) 检查督促系统操作员对数据的备份情况以及检查各操作员的日志记载情况, 对计算机开机、关机和运行情况进行检查, 防止非法调用和操作。
　　3) 为保证会计软件的正常运行和数据的保密安全, 不得进入数据库直接对会计数据进行修改。
　　4) 对于系统内发生计算机病毒等情况须运用杀毒软件消除病毒, 并向负责计算机安全的公安机关反映。
　　3. 3　系统操作员的职责会计电算化的系统操作员负责会计数据的录入与输出工作, 能够使用会计电算化系统的部分或全部功能。系统操作员要根据会计电算化制度的要求,严格执行计算机硬件、软件的操作规程和防范计算机病毒的措施。职责主要有:
　　1) 将审核过的原始凭证或记账凭证及时、准确地录入计算机, 同时通过计算机输入界面对输入的数据进行初步核对。
　　2) 根据数据审核员核实过的会计数据进行凭证过账, 即登记机内账簿。
　　3) 及时输出会计凭证和有关会计数据。采取有力的措施保证数据安全, 每天进行数据的备份并妥善保管备份数据。
　　4) 为保证会计软件的正常运行和数据的保密安全, 不得进入数据库直接对会计数据进行修改。
　　3. 4　数据审核员的职责会计电算化的数据审核员负责审核已录入的会计数据和输出的会计数据、账表的正确性, 能够使用会计电算化系统有关审核方面的功能, 包括会计的输入与输出、会计政策的设定等。职责主要有:
　　1) 根据财经法规和会计制度的要求, 审核反映本单位经济活动的各种原始凭证, 及时将审核过的原始凭证交系统操作员输入计算机。
　　2) 根据财经法规和会计制度的要求, 审核输入后登账前的会计数据和输出的会计凭证、各种账表。
　　审核本单位会计政策的合规和合法性。
　　3) 根据财经法规、会计制度和企业的需要, 及时调整、修订计算机中所设置的有关会计政策。
　　为保守本单位经济秘密和会计数据的安全, 不得将本单位会计数据以任何形式带出本单位或对外提供。总之, 会计电算化是管理现代化和会计自身改革发展的客观需要, 是时代发展的必然, 是会计工作的发展方向, 它在经济管理工作中开始发挥越来越重要的作用。大力发展会计电算化事业, 也是深化会计改革, 进一步提高数据分析处理的自动化和科学化的重要前提。