漫谈会计电算化

　　摘　要:会计数据的处理经历了手工、机械和电子计算机三个阶段。会计电算化不仅提高了会计信息的及时性和准确性,而且使广大会计人员从繁重的手工劳动中解放出来,有更多的时间和精力为单位决策、计划、控制和业绩考核提供数量更多、质量更高的会计信息,从而促进了会计职能的转变。
　　关键词:会计电算化;问题;对策;发展趋势
　　一、计算机在会计工作中所带来的变化
　　1. 改变了会计程序。采用电子计算机后,在经营生产活动中产生的原始数据可以直接集中到计算机内,计算机按照预先编好的程序对数据进行加工处理并予以存储,还可根据需要打印输出各种帐目表和其他核算材料。这样,就在原始凭证、帐目表和会计操作规程等方面引起一系列变化。
　　2. 提高了会计数据的及时性和精确性。由于电子计算机能够大量地长时间存储数据,并能以极高的速度和准确性自动地进行数运算和数值处理,可以为经济管理提供更为详细、及时的信息。
　　3. 扩展了会计数据的领域。由于电子计算机存储的数据能够长时间地存在,并能随时调用、汇集,组成多种不同的数据库。这样就替代了人工繁琐的计算,扩大了会计数据的应用领域。
　　4. 数学方法得到了越来越广泛的应用。应用数学方法进行辅助生产费用的分配,能使成本计算结果更为准确。在分析、预测和决策中借助更多的数学方法,可以更好地认识和掌握经济活动规律,为选定最优经营方案提供科学数据。
　　5. 为充分发挥会计职能创造了条件。采用电子计算机进行数据处理,把会计部门原有抄写计算的工作绝大部分转移到计算机内由计算机承担,使会计人员脱离了传统的抄写、计算等繁琐工作,把工作重点转移到经济活动的预测和日常管理方面,更好地完成会计反映和监督生产活动的各项任务,充分发挥会计的职能和作用。
　　二、目前会计电算化存在的问题及应采取的对策
　　1. 财务软件繁多,缺乏统一规范,系统数据共享性差。财务软件是会计电算化的基础,但是由于种种原因,目前我国财政部鉴定批准的财务软件多达几十种,各行业、各系统和各部门未通过鉴定批准的财务软件更是不计其数。使会计核算缺乏统一的窗口界面,核算输出结果也不尽相同,进行财务管理、预测决策分析十分困难。其次,财务部门面临众多的管理,如税务、工商、统计和上级主管部门,不同部门所需要的财务数据不同,所报的软盘配置不同,导致同一单位必须采取多种软件,才能满足向不同部门报送不同财务信息的要求。这些都严重影响着会计电算化的普及效率。此外,财务软件市场混乱,国家有关部门对财务软件也未进行必要的统一管理。因此,规范财务软件标准,是目前我国会计电算化的一项主要任务。
　　2. 财务软件之间缺乏兼容,导致浪费。财务软件繁多所带来的问题是软件之间兼容性差。计算机档次升级———财务软件升级———低级计算机淘汰的不良循环现象,使企事业单位的固定资产大量闲置。应结合我国实际,充分利用现有资源,解决财务软件繁多所带来的兼容性差的问题。
　　3. 系统功能不完整,未能真正达到提高记帐效率与速度的目的。尽管电脑的数据处理速度远远超过了手工操作,但是在数据输入环节上并不占优势,而且为了保证输入数据的准确性,通常需要二次输入以进行核对,导致工作量的成倍增加。这就要求系统功能完整,各个模块之间具有良好的连接关系。
　　4. 财会人员还不能适应会计电算化的需要。实施会计电算化,不仅要求会计人员能进行简单的计算机操作,还要求能解决工作中出现的各种问题。但我国目前财务人员素质距此要求尚有一定距离, 因而一定程度上制约着会计电算化的迅 速普及和推广。
　　5. 财务软件的售后服务问题。软件公司售出软件或开发单位开发完软件后,往往很少提供后期服务。当然用户这一方面也存在着一些问题:诸如会计电算化基础工作没有做好;没有对财会人员进行必要的培训,以适应新的工作方式;过分考虑经济效益和投资回收;没有很好地建立和健全适合新的会计电算化的制度等。
　　针对以上问题,应采取如下对策:
　　第一,建立起一整套的会计电算化控制制度。
　　首先,应从组织机构方面完善会计电算化的机构和岗位责任制。目前,我国企事业单位会计电算化岗位的设置,可以选择以下两种类型:一是设置会计信息处理中心,增设新的会计岗位,对计算机资源实行集中操作和管理;二是在原有的会计岗位基础上,实行计算机信息处理局域网络,对计算机资源实行分散操作和管理。以上两种类型各有利弊。前者的优点是能充分利用有限的计算机资源,发挥计算机专业人才的优势。其缺点是原始信息传递慢,不利于会计电算化的普及;后者的优点是能够利用原有会计岗位人员优势,分散工作量,原始信息传递快。其缺点是计算机资源利用率低,不便管理。
　　各单位应视自己的具体情况,采用适合的类型,并设置相应的会计电算化和岗位责任制。其次,必须建立严格的系统内部控制,主要包括责任控制、操作控制、输入控制和内部流程控制。此外,还应加强系统开发、操作和维护控制,加强系统的档案文件控制。
　　第二,重视会计软件的选择和使用。
　　在会计电算化条件下,会计核算和管理的质量取决于会计软件的质量。因此,准备开展会计电算化的企事业单位,一定要重视会计软件的选择:不论商品化或非商品化的,要看会计软件是否符合财政部颁布的《会计核算软件基本功能规范》
　　中的有关规定,是否适合本单位的会计业务要求;要考查会计软件是否经过财政部门的评审,尤其要优先选择经财政部评审的全国通用的商品化会计软件。如果是非商品化会计软件,更要考察是否经过财政部门组织的专家评审;要考查会计软件是否为正版软件,否则不能获得有关销售公司的各种售后服务(使用培训、软件保修、版本更新) 。
　　第三,加强电算化条件下的会计档案管理工作。
　　会计档案是指以各种载体存放的会计资料。实现会计电算化后,会计档案的载体有了质的变化,手工条件下的各种凭证、帐簿、报表在电算化条件下都以文件形式存储于磁盘上。
　　这些“会计档案”使会计信息使用更集中,查询更方便。由于计算机网络的应用,又使会计信息增加了共享性。鉴于电算化会计档案的这些新特征,要从以下几方面加强管理:一要制定电算化档案管理制度,包括存档手续、介质文档保存期限等;二要建立必要的定期或不定期的数据备份制度和磁盘定期转储制度;三要加强数据文件的保密工作。
　　第四,建立新的会计审计方法和手段。
　　目前,对开展会计电算化的企事业单位,审计工作大多数仍采用“绕过计算机审计”的方法,即让计算机把全部会计资料打印出来,然后按传统的手工审计方法和程序进行审计。
　　这种方法的缺点在于,如果软件系统本身的控制和处理有缺陷,显示由此而产生的会计数据有失真实性、客观性、公正性,甚至会给一些有意粉饰企业会计报表的人员以及一些违法分子以可乘之机。改变这种现状的有效方法是,取用全新的审计软件,除了对原始数据、原始会计凭证和输出结果(多种帐目表) 进行审计外,还需对计算机处理的流程及内部控制的合法性、合理性做出科学、有效的审计。
　　三、会计电算化的发展方向———网络化发展。随着计算机的不断发展,单机运行的不足之处日益明显。尤其对大中型企业来说,会计信息处理量大,会计与生产部门、供应部门、仓库管理部门、劳动人事管理部门、设备管理等部门的联系,仅依靠软盘传送数据很难适应会计部门对会计信息的及时、有效处理,不能发挥计算机数据处理的效能。而计算机网络技术的发展,就能使企业的各项系统得到综合利用。
　　———向决策支持系统方向发展。会计决策系统是会计电算化的更高阶段。在该系统中,有存储企业内外信息的数据库,有以运筹原理为特点的模型库,以及与决策判断、选择推理有关的知识库。便于用户通过对方案和模型进行分析比较,使决策者能根据自己的经验和知识选择一个满意的方案,作出正确的决策。
　　———人工智能化发展。在未来的会计电算化软件中,会计系统把专家系统引入到决策过程,将会计专家在会计决策中解决的问题和知识经验等按逻辑判断形式存入计算机内,从而实现智能化,用它作为会计人员决策的辅助工具。
　　———ERP 系统的应用。ERP 系统是个较完整的集成化管理信息系统,包括分销、制造、会计、质量控制、售后服务、人力资源和运输管理等子系统。计算机技术特别是数据库技术的发展,为企业实施建立ERP 管理信息系统提供了保障。
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