企业集团会计电算化管理制度设立

　　【摘要】会计电算化的实施，大大提高了会计信息处理的速度和准确性，能为用户提供及时、准确的会计信息，是会计事业发展史上一次史无前例的飞跃。笔者谨就工作实践，对企业集团会计电算化操作、维护和档案等内部管理制度，谈些个人看法。
　　【关键词】企业集团；会计电算化；制度；管理
　　按照《会计电算化工作规范》（ 财会号）的规定，“ 各企业、行政、事业单位（ 简称各单位）可根据本规范的要求，制定本单位会计电算化实施工作的具体方案”的规定，并结合一般企业集团内部业务特点和流程，笔者仅就工作实践，对企业集团会计电算化操作、维护和档案等内部管理制度，谈些个人粗浅看法。
　　一、电算化操作管理制度会计电算化是一项实践性和操作性极强的工作，相当多的舞弊案例和重大错误证明：操作制度的完善是实行会计电算化迫切需要解决的问题。我们在参照《会计电算化工作规范》规定的前提下，结合集团实际制定了如下电算化操作管理制度。
　　（ 一）计算机系统使用管理
　　1、用于会计核算的计算机专机专用，非指定人员不得使用，不得将专机作其它用途。
　　2、需要安装工具软件时，应履行规定审批手续，由电算维护组实施。
　　 3、服务器工作室禁止无关人员出入。建立服务器操作登记薄，记录操作人、操作内容、操作时间及监督人等内容。
　　 4、任何人员不得直接打开数据库文件随意增、删、改数据。电算维护组进行系统维护操作时，要履行必要的审批手续，同时作详尽记录。电算维护员不得对实际会计数据进行操作。
　　5 、电算维护组要加强日常检查监督，定期对计算机系统进行检查维护。如发现不规范操作要及时予以纠正，并制定出有效措施，以防止同类事故重复发生。
　　6、对会计软件系统自动生成的上机日志做好保护和备份。
　　（ 二）上机操作规程
　　!1、总会计师行使电算主管的职权，负责网络权限的分配；会计主管行使账套主管的职权，负责本组会计人员的岗位设定及账套操作权限分配（ 包括人员分工及变动时的重新授权）。
　　2、增加操作员必须以真实姓名登记，并严格科学分配权限，软件操作人员要对所分配权限操作密码，以妥当方式保存，注意严格保密。密码每个月（ 或泄露时）变更一次。专人专机由机主自设开机密码，按机设立故障登记簿。
　　3、操作过程中如发生故障，应及时通知电算维护组进行处理，不得自行拆封（ 机器上由维护组贴有机箱封）。
　　4、操作人员必须严格按规定步骤开、关计算机和登录、退出会计软件系统。操作人员离机时，应按程序要求安全退出会计软件，以防他人越权操作。
　　5、为了保证工作的一致性，总会计师应负责组织集团的账务系统初始化工作。
　　6、凭证录入过程中，年终结账前，由会计（ 账套）主管负责自动转账凭证的操作。
　　7、一张凭证的录入与审核不得同为一人。审核记账会计不得兼任出纳工作。当日录入的凭证，必须当日审核、当日记账。银行存款日记账要日清月结，每天打印账页（ 或满页打印）。月底按顺序装订成册。年末按月顺序装订。“ 银行余额调节表”每月编制并打印。总账或科目汇总表每月打印一次，按规定审核后有关人员签章。年末，将全部明细账簿打印输出，分类装订成册。按《会计基础工作规范化》的要求， 封面、扉页规范，填写、签章齐全。同时做好年度磁性介质数据备份。
　　8、按照国家统一会计制度和相关要求，根据管理需要，在系统初始化时设定会计报表的种类、格式及编制公式。对于设定好的报表公式进行修改的权限，只限于总会计，其他人不得越权修改报表公式。
　　二、电算化系统维护管理制度
　　1、在总会计师领导下的电算维护组负责实施系统维护，包括：硬件、软件和数据维护。
　　2、建立维护监督机制。系统维护工作严禁单人操作， 在确定项目维护员的同时， 必须指定维护监督人，以保证系统的安全。为积累经验和明确责任，维护人员应对每次维护进行详细记录， 内容包括： 维护目的、维护措施、时间、维护人和监督人签字等。
　　3、重大项目的维护（ 如设备更新、扩充、修复和会计软件修改、升级及二次开发等），由电算维护组提出书面报告和实施方案，集团研究批准后方予实施。实施前，实施者要制定保证数据安全的措施，做好相关文件和数据的备份。实施后，电算维护组会同总会计制定调试维护方案进行系统调试， 以保证项目维护效果和系统正常运行。
　　4、会计电算化网络应配备不间断电源， 每周全面检查一次硬件系统， 每月对计算机场地的安全进行检查，包括：电源、消防、报警、防鼠、防电磁波、防雷击、防静电等设备和措施，及时消除隐患。
　　5、任何人员都不得擅自对系统文件进行删除或修改。会计软件操作人员不得对系统文件进行任何内容的操作。
　　6 、建立故障报告制度。系统运行或软件操作中发生故障，如属简单故障，由电算维护组现场解决；现场无法解决的，由第一发现者进行故障登记，总会计会同电算维护组制定处理方案并监督执行。
　　7 、健全必要的防治计算机病毒措施。在网络上安装防治病毒卡，实施开机检测病毒。防病毒软件要及时升级。严禁任何人员自带磁盘、光盘进入网络系统。会计软件操作人员一概不得在客户机上安装、使用任何磁盘、光盘。电算维护实施维护时需使用磁盘或光盘时，必须首先对所用盘进行病毒检测。对会计数据实行双备份。
　　三、电算化会计档案管理制度
　　1、会计软件保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的# 年。磁性介质资料根据其保质期，定期复制。且应标识清楚，双份归档，分存不同地点。
　　2、书面会计档案资料。应符合财政部《会计基础工作规范》的要求，保存期限按《会计档案管理办法》的规定执行。
　　3 、集团应设立专人管理会计档案。档案管理员不得兼任出纳工作。
　　4、电算化会计档案管理要采取严格的安全措施。
　　档案室要做到防火、防盗、防水、防鼠，磁性介质资料要做到防磁、防震、防高温，书面打印资料要做到防尘、防潮、防虫、防霉。
　　5、建立严格的档案查（ 借）阅制度。会计档案主要提供集团单位使用，原则上不向外提供。借出的会计资料归还时，档案管理员必须认真检查，确认无损后方予注销借阅手续。磁性介质资料，还应进行病毒检查。
　　6、加强会计档案的保密工作。任何人不得伪造、非法涂改变造会计资料，不得故意毁坏数据文件、账册、备份磁盘和装有会计数据的计算机系统。如有违犯，将给予必要的行政处分，情节严重者，将追究其刑事责任。