信息时代会计电算化的档案管理

　　【摘要】文章就会计电算化信息系统中档案管理的内容、特点、措施等进行了深入分析，对基层单位开展会计电算化工作具有一定的指导意义。
　　【关键词】会计电算化会计数据数据备份档案
　　会计电算化档案管理是重要的会计基础工作，各基层单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立和健全会计档案的立卷、归档、保管和调阅等管理制度，切实把会计档案管好。基层单位实现会计电算化后，会计档案具有磁性化和隐性化的特点，而《会计档案管理办法》
　　中的许多规定仍然是以手工会计为对象而制定的，因此必须根据会计电算化信息系统中会计档案的特点和《会计档案管理办法》的要求，修订本单位的会计档案管理制度。
　　一、会计电算化信息系统档案管理的功能
　　会计系统中的档案是一个单位经济活动的真实记录，会计电算化信息系统中的档案资料更是如此。由于电算系统的档案管理资料增加了新的内容，因此，其作用也较手工会计系统更广、更大、更重要。
　　1．保留有关经济业务的实际数据。根据有关制度的规定，日常业务处理数据在每个会计期间结束时，应将计算机处理后产生的数据保存在磁介质上（如软磁盘、磁带等），形成会计电算化信息系统的档案资料，供以后生产、经营、管理及审计时查阅。这类档案资料对单位的系统运行、审计等活动十分重要，因此在各会计期间结束、完成期末业务结账之后进行此类数据备份。为进一步保证系统的安全，对这类数据最好采取双备份，以使数据更加安全。同时，为预防备份过数据的软磁盘可能由于有坏扇区等而使数据无法读出这种特殊情况的发生，备份的软磁盘最好同时附带内容相同的打印输出的文字资料，共同作为档案资料来保管。
　　2．保护会计电算化信息系统的数据安全。会计电算化信息系统中的数据处理工具已经由原来手工会计系统中的算盘等机械设备变成了计算机，而计算机会由于病毒感染、人为蓄意破坏等原因而遭到破坏，有时由于恶性病毒难以清除等原因而使计算机无法正常运行，这时常常需要对计算机硬盘进行低级格式化（也称物理格式化），这样硬盘中原有数据就会荡然无存。为了保证整个会计电算化信息系统的数据安全，就需要对会计电算化系统中计算机硬盘数据进行备份，以防整个系统在出现异常情况时能迅速恢复硬盘当中的数据。因此，一般单位的会计电算化信息系统在每天关闭计算机之前应该进行这种数据备份，形成档案资料。
　　3．保留会计电算化信息系统的重要操作内容。在会计电算化信息系统中，有许多操作的内容是相当重要的，对这些内容要保存下来、备份下来，以便在特殊情况下进行使用。例如：会计电算化信息系统的初始化设置完成之后，要对其设置的账套参数、建账数据进行备份，以防以后系统瘫痪或出现重大变化而使初始数据发生变化；每个会计期间结束前所进行的期末业务结账前，要进行必要的数据备份，一旦结账，整个月份的会计业务即告结束，而在结账过程中，若有病毒破坏、突然断电等意外情况发生，就可能造成系统结转数据发生错误，从而使企业的财务状况和经营成果被歪曲地反映，为防止此类情况的发生，要求系统要进行强制数据备份，形成会计电算化信息系统中的重要档案资料。
　　二、会计电算化信息系统档案管理任务
　　会计电算化档案，包括存储在存储设备中的会计数据（以磁性介质或光盘存储的会计数据）和计算机打印出来的各种形式会计数据。会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据，以及会计软件系统开发、运行中编制的各种文档以及其他会计资料。因此，基层单位的会计电算化档案管理应包括如下内容：1．凭证。已实现会计电算化的各单位，要将通过审核的记账凭证（包括人工凭证、机制凭证、派生凭证）及其附件，依凭证编号顺序，按期整理成册，加具封面，经盖章后由会计电算化信息系统档案员保管。
　　2．账簿。手工会计系统与会计电算化信息系统账簿的种类、格式、内容完全相同，但在手工会计系统中，由于数据的加工处理是由人工来完成的，因此有些账簿，如现金日记账可以做到使用订本式账簿。然而在会计电算化信息系统中，数据的加工、处理绝大部分是由计算机来进行的，处理完成后，相关内容储存在磁盘中，我们需要时，要通过打印机进行输出，而打印机进行信息输出时，绝大部分是以单页形式输出的。因此，在会计电算化信息系统中，从本质上说，不存在订本式账簿，只要符合会计账簿其他规则，即可视为档案进行保管。
　　3．报表。会计电算化信息系统的会计报表清楚整齐，可适当减少表格线。其报表的种类、格式、内容只要满足相关部门的信息需求即可作为档案资料保管，有时由于受打印机宽度的限制，在不违反相关原则的前提下，可采取一些变通方式。
　　4．软件资料的保管。会计电算化信息系统的软件分为系统软件和应用软件（即会计软件）。系统软件包括操作系统、文字处理软件、数据库管理系统等；而应用软件，有的是直接购买的，有的是单位自行开发的，这些软件应先做好相应的备份，连同其文件资料作为会计电算化信息系统的档案保管。
　　5．数据文件资料。在会计电算化信息系统中，大部分数据以磁性材料作为存储介质，这些数据包括系统初始化中的原始参数、日常业务中的各种实际经济业务数据等，应及时做好备份，作为系统档案保管。
　　三、会计电算化信息系统档案管理存在的不足
　　1.有关人员认识不到位，致使会计电算化信息系统档案管理内容不全。自开展会计电算化以来，我国实现会计电算化的单位虽然数量很多，但其投入运行的时间多数不长。因此，许多单位的相关人员，如会计电算化档案管理人员、财务主管人员及系统中的其他人员，对会计电算化档案的内容认识不清，缺乏对会计电算化档案管理的经验，致使保存会计数据、会计软件的软盘和相关的文档资料（如会计软件使用手册、系统开发文件等）不能及时归档。有些单位为了适应会计电算化信息系统技术环境、制度环境的变化，会计软件进行了升级，而原有的会计软件及相关资料未能及时进行整理归档。
　　这样，这些会计档案资料就得不到利用，而且这也不符合控制制度的要求。随着时间的推移，会计档案的完整性、安全性就得不到保证。
　　2.低档打印机输出的材料达不到规定的保管期限。
　　《会计档案管理办法》规定，利用计算机进行会计核算的单位应保存打印输出的纸介质会计档案，如凭证、日记账、财务报告等，这些会计档案的保管期限为15年或永久保存。而会计业务有时又有特殊性，如一次多份输出，手工系统是通过复写纸来实现的，那么在资金有限的情况下，在会计电算化信息系统建设时，考虑到这种特殊的业务需求，在选择打印机时应以针式打印机为首选，而针式打印机输出的材料在6、7年后，有的就字迹不清了，起不到档案资料的作用。为解决这种实际问题，我们在系统建设时，可通过增加资金，在选择针式打印机用于特殊业务需求的同时，再购置其他高档的打印机，或依赖于将来输出设备性能的改变。
　　3．会计档案管理制度不完善，人为和自然损坏会计电算化信息系统档案严重。实现会计电算化后，会计档案的内容增多了，对环境的要求也提高了，而很多单位却没有认识到这些变化，认为会计电算化仅仅是数据处理工具的变化，仅仅是把计算器换成电子计算机而已，其他还仍旧是手工系统的老样子，如会计档案管理的制度仍沿用手工系统的制度，对会计电算化信息系统档案保管人员的职责没有做出新的规定，对保管会计档案的环境也没有采取任何改善措施，致使防尘、防潮、防毒、防磁的要求得不到解决，由于灰尘过多，使得很多软磁盘无法正确读出数据和根本无法打开软磁盘；由于环境潮湿，使得软磁盘变形、发霉；由于环境处于强磁场中，使软磁盘被重新磁化，从而破坏了原有的存储数据。这些情况都造成了会计电算化信息系统档案的人为破坏。
　　作为保存各种重要数据的软磁盘在多次借阅中，被多次进行读数据的操作，时间久了，造成了软磁盘的自然损坏，而使数据无法读出，而由于思想的不重视，这些数据又没有多余的备份，这样造成了重大损失，有时由于管理制度不健全，致使许多重要的会计信息泄密。
　　四、会计电算化信息系统数据资料的管理
　　电算化系统中的数据绝大部分已磁性化，这些磁性介质上的数据极易被破坏，因此需要对他们进行备份、重建索引等，以保证系统档案资料处于可用状态，从而保证整个系统的正常运行。
　　1．数据备份。数据备份是指将系统中产生的数据备份到磁盘或软盘中保存起来的过程。数据的硬盘备份一般是由系统强制执行的，如记账、结账等一些重要的业务处理。软盘备份一般由人工完成，有时需进行永久性备份，如硬盘需要格式化时，更新会计软件时，一个期间的数据处理完成后等。在数据备份前，要准备好足够或略多些的空盘；备份时，依系统提示进行操作即可。日常数据备份应交叉进行，即至少有两个不同时间的数据备份，以备不测。备份时，应标明内容、时间、经手人等。
　　随着系统中会计数据的积累，可适当考虑大容量的存储设备进行会计档案的建立，如数据流磁带机、可读写光盘等，这样可降低数据存储的成本，保管方便。
　　2．数据恢复。数据恢复与数据备份是相对应的功能，数据恢复要以数据备份作为基础，若没有进行数据备份，也就无法进行数据恢复。数据恢复将覆盖硬盘中原有数据，因此对该功能的使用，在实际单位中要严加管理，以防别有用心的人利用此功能破坏系统。当硬盘中数据被破坏或需要查看历史数据时，可由专人执行此功能。
　　3．数据查询。查询数据时，可以查询系统运行数据，也可查询备份数据。查询数据时，若发现系统异常，应及时进行备份。在进行数据恢复之前，要通过数据查询功能来确定数据的正确性，以防出现操作失误。
　　4．重建索引。在会计电算化信息系统中进行数据查询时极其方便、快捷，这都得益于索引文件的建立。若硬盘出现故障系统异常中断时，都有可能使得系统中的数据排序混乱，可通过重建索引功能来解决此问题，该功能在系统正常运行过程中亦可使用，不会破坏系统中的数据。
　　5．数据删除。会计的数据量很大，因为实际经济业务发生时，无论巨细，都需如实反映。在会计电算化系统中，会计数据也是如此。因此，随着时间的推移，会计数据在不断地产生，使得硬盘可利用空间减少，影响系统运行效率。因此，每隔一定时间间隔，要进行数据删除，但要注意，须先做好数据备份，作为档案保管后方可进行。
　　6．上机日志的管理。会计电算化信息系统是具有丰富信息的系统，是许多商业竞争对手垂涎欲滴的目标。
　　为保证整个系统安全，许多会计软件中都设有上机日志功能。在这里记录着每个操作人员的姓名、使用系统时间、使用功能、进行的操作等，为日后出现问题、进行责任追查提供有力证据。因此对于上机日志功能的使用要严加管理，不定期地进行上机日志内容的输出，作为档案资料保管。
　　五、档案管理制度依据具体情况，对会计电算化信息系统档案资料归档时应按如下要求进行：
　　1．软件文件。会计电算化信息系统所用计算机及其外设、系统软件等在投入使用前，由系统维护员向档案管理员移交相关资料存档；系统使用的会计软件，在投入使用前，由程序员（仅指以开发方式获得会计软件的单位）或系统软件维护员向档案管理员移交相关资料存档。
　　2．数据文件。在每个相应的会计期终了时，由档案员将所有会计数据档案归档保存。由会计电算化信息系统打印功能输出的凭证、账簿、报表等，需经管领导签字或盖章，方可作为正式档案保管；相反带有“查询”字样的凭证、账簿等不能作为正式档案保存。打印输出的数据档案资料，如有缺损，须重新打印。
　　六、如何保管会计电算化信息系统档案
　　会计电算化信息系统档案的保存环境应满足一系列条件，以防人为过失行为或自然灾害等造成对磁性数据档案的破坏。因此磁性数据档案的保管环境应做到防盗、防磁、防潮、防污染等，要建立必要的安全防范措施，防止其环境受强磁场的干扰，要保持适宜的温度、湿度等。为防止意外情况的发生，磁性数据档案应实行双备份或多备份，且分放于不同的物理地点，由不同人员负责。
　　在会计电算化信息系统，一般磁性档案资料保管期限需在两年以上，但会计科目及总账数据应永久保存，明细账、记账凭证及其他数据档案，应按有关规定保管。
　　对于超过保管期及无价值的档案资料，需按有关手续进行删除。
　　七、档案资料借阅规则
　　保存档案资料，是为系统今后的运行、维护等进行服务，在使用中要遵守借阅制度的有关规定，严格按借阅手续执行。
　　1．本单位会计部门借阅时，即进行会计电算化信息系统的资金、成本、利润的预测、计划、分析时，可直接向档案员借阅。
　　2．本单位其他部门借阅时，应经电算化系统主管同意，向档案员借阅。
　　3．外单位需借阅时，如检查、监督等，由电算主管通知档案员进行办理。
　　无论哪种情况的借阅，均需办理档案交接手续，填写“档案交换登记表”，以明确责任；严禁私涂乱改档案资料。
　　综上所述，实现会计电算化后，档案管理的内容增多了，管理难度加大了，对环境、人员素质的要求提高了。
　　面对诸多变化，各单位在开展会计电算化工作时，应调整或重新制定相应管理制度，以保证会计电算化信息系统的正常运行。