浅析电算化会计环境下的内部控制

　　一、电算化会计环境下内部控制存在的问题
　　会计电算化系统环境下内部控制是内部会计控制的特殊形式，随着计算机的发展，特别是网络技术的发展会计电算化系统将向着更加深广的方向发展，将给企业财务管理和经营管理带来了新的机遇，会计电算化系统取代传统的手工会计系统将是一种趋势。但会计电算化系统在我国还是新生事物，与传统的手工会计系统相比还存在着许多问题，具体表现在以下几方面：
　　(一)职务相分离，职权不相容原则的重要性下降传统手工会计信息处理的一条重要原则就是职务相分离，职权不相容原则。会计电算化后，这一原则的重要性下降甚至得不到遵循。由于系统操作的高度集中，许多岗位可以合并，许多手续合并到计算机中统一执行，会计工作人员大大减少，从而使一些不相容的职务得不到分离，降低了工作人员相互牵制的效力。如，有些会计人员既从事数据的输入、输出工作，又负责数据的报送，这样就增加了他们在未批准的情况下直接对使用中的数据和程序进行修改、复制、或删除等操作的可能性，从而使会计数据的准确性及安全性受到威胁，也增大了作假舞弊的可能性。
　　(二)会计电算化系统授权存在安全隐患传统手工会计授权下，对于每一项业务的每个环节都有相应工作人员的签名或印章。签名或印章的仿写、伪造具有一定的难度。会计电算化系统授权方式是口令授权，口令授权存在于计算机内部。由于会计人员的素质高低水平不一，同时计算机业务人员可以利用特殊的文件或口令，获得某种权力或运行特定程序进行会计业务处理，从而给企业造成一些经济损失。
　　)会计电算化系统数据执行主体和保存介质存在安全隐患会计电算化系统数据执行主体是计算机，计算机系统由硬体系统和软件构成。由于硬件系统存放物理易损烂，一旦硬件系统出现故障或停电等其它非人为原因，将导致数据不能被处理，会计工作无法正常进行。数据处理的准确、高效主要依赖于财务软件的质量和性能。一旦软件质量出现问题将会影响到数据处理的准确和速度。一旦程序中出现了严重的病毒，将会严重危害系统的安全，若不能及时排除病毒将很有可能扩大损失。会计数据主要保存在计算机的磁盘或者外在软盘、光盘中，一旦磁介质由于受热、受潮、受损等原因出现损坏，保存的会计数据将会丢失，如果没有相关备份的话，将给会计电算化系统造成严重的损失，严重的影响到企业的会计工作。磁性介质以磁信号存储信息，如果信息被人为恶意修改不会留下任何痕迹。
　　(四)网络环境下会计电算化系统的内部控制出现新的问题网络环境是一个开放的环境，在这个环境下，任何信息在理论上都有可能被访问到。会计电算化系统下，会计信息通过物理通信线路传输存在着很大的安全隐患。例如：网络信息来源的多样性，有可能在传输过程中被非法拦截或者被人为篡改；网络中存在的病毒和网络“黑客”的侵袭都有可能给网络环境下的会计电算化系统带来危害，导致会计信息数据的不完整和不真实。
　　(五)电算化系统工作质量基于计算机系统的可靠性及会计人员自身的业务水平会计手工记账易于保持经济业务的连续性，而在电算化会计系统中，一旦计算机系统由于自身或会计人员的失误操作而崩溃，就可能使全局会计工作陷入瘫痪。手工会计信息系统下，会计核算的质量取决于会计人员的业务水平、职业道德和对会计有关法律法规的理解和执行效果，传统会计在大量实践的基础上，积累了丰富经验并形成了一整套完整的管理制度，而电算化系统中，操作环境的改变使传统的管理控制方式难以发挥功能。为了减少失误操作，提高输出会计信息质量，电算化会计信息系统必须具备严密的内部控制功能和较高业务水平的会计人员。
　　二、如何完善电算化会计环境下的内部控制环境
　　随着电子信息技术的普及，实行会计电算化管理的企业越来越多。为适应经济不断发展的需要，企业应广泛地推行会计电算化。目前企业在会计电算化进程中主要存在的问题是数据的安全保密性差，这也正是企业内控制度中最薄弱的环节。只有建立和完善企业的内部控制制度，才能充分发挥会计电算化的高效性及准确性，因此建立一整套适合电算化会计系统的内部控制制度就显得尤为重要，从而确保企业财产的安全，为企业经营决策提供完整、准确的信息。
　　(一)加强系统组织和管理控制组织与管理控制是指通过部门的设置、人员的分工、岗位职责的控制、权限的划分等形式进行的控制，以达到相互牵制、相互制约、防止或较少舞弊发生的目的。对会计电算化工作个岗位的职能控制尤为重要。系统管理主要负责系统的硬软件管理工作，从技术上保证系统的正常运行，包括掌握网络服务器及数据库的超级口令，负责网络资源分配，监控数据保存方式的安全性、合法性，防止发生非法修改历史数据的现象。因此对系统管理运行各个环节进行审查，都能有效地限制和及时发现错误或违法行为。
　　(二)规范系统日常操作管理控制系统操作控制主要表现为操作权限控制和操作规程控制两个方面。操作权限控制是指每个岗位的人员只能按照所授予的权限对系统进行作业．不得超越权限接触系统；应将程序设计、系统分析、计算机操作、数据输入、文件程序管理等职务予以分离，系统操作人员、管理人员和维护人员这三种不相容职务相互分离，互不兼任，以减少利用计算机舞弊的可能性。
　　操作规程控制是指系统操作必须遵循一定的标准操作规程进行，明确职责、操作程序和注意事项，并形成一套电算化系统文件。现在采用会计化信息管理的单位在这两方面的操作都不够规范。如对进入机房内的人员未进行严格审查；规定交接班手续和登记运行日志不健全；规定数据备份及机器的使用规范不遵循等等，因此应建立健全日常操作的控制制度，从源头先抓起。
　　(三)加强电算化系统开发阶段的监控电算化会计信息系统的系统开发过程控制系统开发控制是为了防止系统在开发过程中可能出现错误和偏差以保证系统的内部控制和审查线索，使系统设计合理、正确。系统开发控制分为系统开发阶段的控制和系统设计阶段的控制。系统开发控制是针对进行会计软件开发的单位实施的控制，在系统准备、分析、设计、实施以及系统正式投入运行后，对系统进行有效维护等所应制定的控制制度和措施。只有搞好电算化会计信息系统的开发与维护控制，才能保证开发出来的或维护的系统能合规、合法，满足用户的要求，才能及时发现和修正错误及防止舞弊行为、保证会计信息的准确完整。对于直接购买商品化会计软件实现会计电算化的企业而言，制定内部控制制度时则可以不予考虑。
　　(四)严格数据和程序的安全控制数据安全控制的目标是要做到任何情况下数据都不丢失、不损失、不泄漏、不被非法侵入，并要做好数据的备份，通常采用磁性介质保存、盘短期保存、专用移动硬盘备份或网络中利用两人服务器进行双机镜像映射备份。程序安全控制的自标是要保证程序不被修改、不损毁、不被病毒感染，要做到非系统维护人员不得接触到程序的技术资料、源程序和加密文件，从而减少程序被修改的可能性，同时还要备份程序以备系统损坏后重建安装之需。因此最为有效的措施是加强会计人员的安全教育，健全并严格执行安全防范管理制度。
　　(五)加强系统适时维护管理控制系统的维护是指日常为保障系统正常运行而对系统硬软件进行的安装、修正、更新、扩展、备份等方面的工作。丽这些工作往往被使用者所忽视。系统维护包括硬件维护和软件维护。硬件维护主要指定期检查，在系统运行过程中出现硬件故障要及时进行故障分析并做好记录。软件维护指在软件修、升级和硬件更换过程中，要保证实际会计数据的连续和安全，并由有关人员进行监督。
　　综上所述，电算化会计信息系统中的风险有其特殊性，加强其内部控制的建设，比手工系统下更为迫切，国内外的事实说明，虽然计算机系统中出现错误和舞弊的次数有所减少，但其每次所造成的损失程度有所增加。会计电算化系统的产生和发展，极大地提高了会计的工作效率，内部会计控制中的新问题和新课题也将不断出现，任何计算机系统都不是无懈可击的，制度也不可能天衣无缝，应顺应会计电算化的发展潮流，建立和完善企业的内部控制，才能充分发挥会计电算化的高效性及准确性，确保企业财产的安全，为企业经营决策提供完整的信息，创造更高的效益。