有关会计电算化实际运用中遇到的问题及对策

在飞速发展的信息社会中，计算机的运用已渗透剑各个领域。会计电算化是以电子计算机的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称，它是一个用电子计算机代替人工记帐、算帐、报帐以及替代部分由人脑完成的对会计信息的处理、分析的和判断的过程。在市场经济瞬息万变的形势下，会计电算化的应用能为企业提供及时、准确和完整的财务信息，从而增强决策有用性，提高企业管理效率和经济效益，不断提升企业在市场中的核心竞争力。
　　但会计电算化系统不同于一般的应用软件，它是会计信息系统与企业管理、业务流程的有机结合。一个大型现代化会计电算化系统的实施过程，同时也是企业管理理念、管理模式、业务流程、会计核算、财务管理等方面提炼和改造的过程。但由于财会工作自身的特点，现阶段我国会计电算化T作缺乏统一的规划和组织协调，内部控制制度仍不完善，存在着许多问题。
　　一、会计电算化实际运用中遇到的问题一)相关专业知识欠缺．思想认识不足我国会计电算化事业起步较晚，人们的思维观念还未充分认识到其意义及重要性。多数单位仅仅是从减轻会计人员负担、提高核算效率方面入手，尚未认识剑建立完整的会汁信息系统对企业的重要性，致使会计人员提供的信息不能及时、有效地为企业决策及管理很好地服务。同时，在软件更新及硬件投入等方面根本没能利用信息技术优势来提高企业远作效率。在实施会计电算化过程中，个别领导思想认识上的误区是阻碍电算化]一作进程的一个方面。由丁电算化会计与传统会计的载体不同，电算化会计形成的东西如账务处理结果及数据文件都以电子文档形式存储，不像手工会计系统那样直观，相对米说是无形的，有点让人觉得不可靠，总担心数据丢火以及数据丢火后无法恢复系统而导致会计工作不能正常进行，由此产生一些排斥心理，甚至拒绝实行会计电算化或延长微机利手工双轨运行时间。
　　财会专业人员计算机知识的欠缺一股会计人员所掌握的知识、理论能满足手工会计核算，会计电算化的应用，对会计人员提出了更高的要求。既要求会计人员掌握一定会计专业知识，还要掌握相关的计算机知识，财务软件的使用技术以及保养和维护。一般会计人员业务经验丰富，但计算机专业知识却很匮乏，难以胜任用计算机处理会计业务工作。表现较为突出的是对财务软件的应用方法掌握的不够透彻和熟练，对软件的认识有局限性，对软件运行过程中出现的故障不能及时排除，导致系统不能正常运行。这个问题已成为企业快速实现会计电算化的障碍。
　　二)会计基础工作不扎实会计基础工作主要指会计制度是否健全，核算规程是否规范，基础数据是否准确、完整等，良好的会计基础工作是搞好电算化工作的重要保证。在实际工作中，一些基层单位特别是县级以下企业的会计基础工作不扎实，不同程度存在一些问题，造成实施会计电算化的过程中延长了舣轨运行时间。而某些企业在电算化工作达标后，基础管理工作有所同落。因此，做好管理基础工作，尤其是会计基础工作是一个长期的工作，而不是只在电算化工作达标前和达标后，更重要的是在达标后的工作中一如继往地抓好基础管理。
　　三)缺乏对传统手工模式的改造，对会计信息系统设置和调整不够手工模式下的突出弱点是管理效率低下、信息不能及时处理和反馈、处理流程重复等问题，一些企业住实施会计电算化时，没有对手工系统进行分析，不能减少中问环节和合并、调整简单重复的业务流程，无法按照计算机管理的特点重新规划业务流程。
　　同时，不同的企业有不同的管理要求和运行模式，但企业没有对会计信息系统做个性化的调整和设置。
　　而在实际工作中只有两方面结合起来，才能找到最佳的人机结合方式，即以最小的成本，重新确定业务的处理流程，哪些环节应完全由计算机代替，为适应计算机处理，又需增加哪些环节。
　　四)重视账务功能，忽视管理功能一直以来，我国的会计工作主要从事事后核算，事前的分析预测和事中的控制因计算复杂而很难进行。会计电算化的运用和发展可以极人地发挥电子计算机卓越的计算功能，将财会人员从繁重的算账、报账工作中解脱出来，将主要的精力放在加强财务管理方面。然而，我国实行会计电算化的单位却存在着重视报账功能忽视管理功能的现象。采用软件的材料核算、工资核算、固定资产核算等内容功能较强，而具备管理型功能的成本核算、财务指标分析体系以及资金供求预测等模块，根本没有设计或内容过于简单，功能不全。并且查询功能也不健全，限制了其管理功能，没有充分发挥会计电算化对加强财务管理的功能。
　　五)缺乏统一性和协调性，形成各自为战的局面在会计电算化开发应用中，由于缺乏统一的规划和组织协调，各单位往往各自为战，闭门造车，信息交流不畅。有限的人力、财力并没有充分发挥作用，一些单位通过电算化生成的会计信息资料不系统、不完整，口径不一致，难以被单位领导和主管部门以及外界单位有效利用。
　　六)应用会计电算化后，会计制度没有作相应的修改现行的财务会计制度主要是以手 T核算为基础的，应用会计电算化后，从账户设置、账户登记方法和账务处理程序到会计工作的组织、会计系统设计、内部控制的方式利会计档案的保存介质和方法都发生了变化，因此必须根据会计电算化的特点，财务会计制度作出相应的修改。由于会计电算化的运用是近几年才开始的，大多数单位将主要精力放在软件使用上，财务会计制度的滞后影响了会计电算化的发展。
　　七)电算化会计信息系统内部控制不严格在电算化会计信息系统环境下，会计数据无论是形态还是结构都发生了变化，这对会计数据的真实性、有效性和完整性都造成了威胁，一旦出现舞弊行为，后果将是严重的和难以发现的。目前，在会计工作实践中，电算化会计信息系统内部控制存在的问题主要表现在以下三个方面：
　　数据的安全性差一般而言，电算化系统都有必要的财务功能，每个操作员都设置有自己的[ 1令和不同的工作权限，并且每个操作员都应保守白己的口令秘密。但是，在电算化实际中却存在以下情：部分单位虽然设置有不同的财务分工却往往是一个操作员身兼数职，可以用不同的身份进入系统进行不同权限的操作，导致财务分工的控制名存实亡；未经授权的计算机专业人员可以利用计算机技术和网络技术浏览各种数据文件，造成会计机密数据被泄漏；会计数据文件大量地保存在磁性材料中，它对外界环境的要求比较高，要防火、防水、防磁和防尘，对环境温度也有一定要求。如果不加强这些数据安全方面的控制，数据丢失和毁损的可能性就会人人增加，并造成财务软件的程序控制火效。
　　差错的反复性和严重性比如：输人数据出错，以后的处理环再正确，也只能输山错误的信息。因此，电算化会计信息系统数据输入、数据处理各环节和系统硬件设施等方面均需要加强控制。
　　管理和监督的有效性差有些单位虽然建立了内部管理制度，却并没有切实执行，缺乏有效控制。
　　二、针对会计电算化存在的问题提出相关对策一)提高思想认识，加强人员培训，强化岗位职责，提高财务人员的综合素质．整个会计理论研究与会计实务的一次根本性变革企业应该清醒地认识到，会计电算化将计算机技术应用于会计核算工作中，以汁算机替代手工记账，不仅减轻了会计工作人员的琦动强度，提高了会计核算的速度和精度；更重要的是它改变了传统会计的核算方式、数据储存形式、数据处理程序和方法，扩大了会计数据领域，提高了会计信息质量，而且改变了会计内部控制与审计的方法和技术，推动了会计理论与会计技术的进一步发展完善，促进了会计管理制度的改革，是整个会计理论研究与会计实务的一次根本性变革。企业应加强会计电算化人员的业务培训，增强会计电算化工作人员的素质，使各级业务人员能熟练掌握操作方法和基本的计算机知识：另外，还要抓紧对电算化管理高素质人才的引进和培养，促进企业电算化管理的正常运转和进一步完善。既要重视实施会计电算化前的人才培养也要重视对会计电苒化人员的后续教育。在计算机技术日新月异的今天，新的应用软件不断涌现，操作系统不断升级，所使用的财务软什也存在升级、追加新功能等一系列问题，这都要求企业应不断适应社会形势变化发展需要，对会计人员进行会计电算化及相关知识的再教育。
　　提高会计人员计算机业务素质，大力加强人才培训的力度会计电算化，给会计工作增添了新内容，从各方面要求会计人员提高白身素质，更新知识结构，一方面 _了参与企业管理，要更多地学习经营管理知识，一刀丽还必须掌握电子计算机的有关知识，好的会计基础工作和规范的业务处理程序，是实现会计电算化的前提条件，所以会计电算化也要求促进会计工作的规范化。会计电算化促进会计工作职能的转变，引起会计人员知识结构的变化和会计人员素的提高。电算化会计使会计工作效率的提高和会计人员劳动强度的降低，会计人员有更多的时间参与企业经营管理，促进会计工作职能发生转变。从而，引起会计人员知识结构的变化和素质的提高。
　　电算化会计下的人员除会计专业人员外，还有计算机专业人员。应提高会计人员汁算机业务素质，必须人力加强人才培训的力度。企业应立足丁国际水准，培养或聘用一批高级技术人才，他们能够掌握国际先进技术，精通信息技术，熟练应用会计电算化，推动企业电算化事业由“核算型”向“管理型”、“智能型”转变。各基层单位应积极支持及组织会计人员学习和提高会计电算化知识，维护软件正常运行，掌握计算机先进技术，培养复合型人才，为本单位尽快建立高效的会计信息系统创造条件。另外培养复合型人才，可以在大专院校开设会计电算化专业或在财会专业中增设计算机编程、维护等课程，可以让财会人员进修计算机课程，还可以让计算机人员、在岗人员实习并进修财会知识。同时，应加强并制定实事求是的会计电算化人员培训计划，要注重实效，不搞一刀切。会计电算化考试、培训应遵循臼愿原则，只有准备实行会计电算化的单位，才要求其会计人员培训，其会计人员必须取得会计电算化合格证，财政部门在进行财务审批的同时审查其会计人员的资格，这样可以做剑学致用，学习目的性强，效果好；对暂时或一段时间内不准备实行会计电算化的单位，其会计人员的培训则可以暂缓，避免人力、物力的浪费。培训的内容要切合实际工作需要，学了就能用得上。对会计人员、系统维护人员、系统管理人员，应按不同内容、不同要求进行培训。对系统维护人员，应尽量聘用社会上的计算机专业人员。计算机系统维护是一项专业性很强的工作，对这些计算机专业人员只要简单的会计培训，可以收到良好的效果。
　　二)加大会计执法力度，落实会计基础工作责任制，完善会计监督会计基础工作就是为会计工作提供必备的资料和条件的各项基本工作，它是企业财会管理的基础。
　　强化会计基础工作，不能仅依靠财政部门以及各单位财会部门的力量，要动用社会各方面的力量，实行综合治理，从上到下采取有力措施。这种要一抓会计法制建设，健全会计监督：二抓会计人员的素质的提高：三抓落实会计基础工作岗位责任管理。单位领导人是本单位会计基础工作的责任人。在市场经济条件下，会计是单位管理的重要手段之一，单位负责人必须掌握基本的会计知识。单位领导人必须重视会计工作，组织领导财会部门和其他有关职能部门抓好会计基础工作，对会计信息的失真要承担法律责任，对违法乱纪的典型人物要严肃处理。我国现行单位应加紧会计人员培训，提高会计人员的整体素质和知识化。应采取多种形式，训练多项内容，培养多方面的能力。多项内容包括：会计专业理论及发展趋势，新会计制度和新会计方法。国际会计准则和国际会计学界的最新成果，会计电算化技术等等。还应根据本系统、本部门的实际工作需要和发展规则，具备一定的外语能力。多方面能力是：独立工作能力、分析归纳能力、组织协调能力、预测决策能力。健全原始记录、定额管理、规范计量工作需要各部门、全体职工参与，并且涉及到他们的经济利益，关系复杂。因此单位领导必须出面协调，切实把责任管理具体落实剑有关部门和个人，责权挂钩，奖优罚劣。实行会计人员的岗位责任制。各单位对每个岗位的会计人员，制订岗位责任制，装订成册形成制度让各个岗位会计认真执行，总会计师与财务部门负责人负责综合、协调工作，定期进行会计互审。
　　目前我国已逐渐步人以法治国的法制轨道，在完善会计法规体系的同时，必须加人执法力度，做到有法必依，执法必严，保障会计人员依法行使职权和维护各单位的合法权益，推进会计工作步人法制轨道。
　　应不断完善会计监督机制，督促会计部门健全内部控制制度。强化对会计师事务所及其注册会计师执行的质量的监管，不断提高工作质量，完善企业法人治理结构，健全内部监督制约机制。
　　三)运用科学的理论和方法做好系统实施工作在确定系统目标与规模的基础上，编制实施策略和方案，制定具体规划、实施的步骤与进度安排、实施机构的设置、实施各阶段的任务、实施经费预算等。对手工模式下的业务流程进行调整和优化，制定解决方案，对各个处理环节的功能、数据处理特点、权限和职责作山规划。从而提高实施的成功率，充分体现现代信息技术的力量。
　　四)改善和提高会计软件功能，向财务管理方面过渡现行的单位会计软件虽然已开始从核算型向管理型过渡，但总体上讲，模块不能适应管理需要，要真正充分发挥会计电算化的优势，为单位管理服务，必须将其纳入管理信息系统，提高会计软件功能，增加具有管理型功能的模块。
　　五)建立一致的会计电算化协议应由相关的上级组织部门协调各单位情况，提供一个适应大多数单位情况的会计电算化协议，各单位遵照执行，使各单位有共同的工作方式。同时，企业管理电算化软件的良好运行，不仅需要具有丰富实践经验的财会人员有效应用系统，还需要生产技术人员、企业管理人员以及企业高层领导参与和配合，尤其注意企业管理电算化各子系统之间的有机衔接，以保证数据的共享。
　　六)完善制度，规范管理依据会计电算化的特点，制定岗位责任管理、操作管理、维护管理、机房管理、档案管理、财务管理和计算机病毒的防治等制度，确保系统高效、安全地作，充分体现出会计电算化的优势。企业领导者要白觉强化认识，人力支持会计电算化的实施和运作。
　　企业领导者要充分认识会计电算化的重要性，以及它将对企业发展产生的积极影响，企业内部要成立由企业领导者参加的会计电算化实施领导小组，领导整个会计电算化的实施，结合企业的实际情况并考虑部门或地区的整体发展状况，制定本企业会计电算化实施的工作规划。
　　七)加强会计电算化环境下的内部控制，防范财务危机，预防职务犯罪在电脑网络环境下，内部控制制度是预防、发现、纠止系统所发生的错误、舞弊和故障，使系统能正常运行，并提供可靠和及时的信息保证。可从以下儿方面着手做好内部控制工作：
　　加强防止电算化犯罪的法制建设目前，由于法规的不健全使电算化犯罪的控制很凼难。如对未经许可接触电算化会计信息系统或有关数据文件的行为，在法律上未规定为偷窃行为，冈此就无法对 b载重要机密数据的行为治罪。必须看到，对电算化会计信息系统的开发利管理，不能仅靠现有的一些法规去约束。因为会计电算化犯罪毕竟是高科技、新技术下的一种新型犯罪，为此制定专门的法规对此加以有效控制就很有必要。
　　加强会计电算化系统的组织控制在会计电算化系统中，建立有效的内部会计控制，首先要有恰当的组织控制。所谓组织控制，即是将系统中不相容的职责进行分离，即在系统中的各类人员之间进行分工，并以相应的管理规章与之配套。其目的就在丁通过设立一种相互稽核、相互监督和相互制约的机制米保障会计信息的真实、可靠，减少发生错误和舞弊的可能性。 i组织机构的设置，必须贯彻业务审核与计算机操作相分离、数据输入输山与数据审核相分离、程序设计及维护人员与计算机操作人员相分离，程序利数据文什的保管与计算机相分离的四个原则。
　　加强系统安全控制系统安全控制是指采州各种方法保护数据和计算机程序的安全，以防止数据泄密、更改或破坏。措施如下：
　　计算机机房应具备防火、防水、防潮、防盗、恒温等条件。
　　硬件设备必须保证质量，关键性的硬件设备应采用双系统备份。
　　照明的供电线路应与计算机系统的供电线路分开，配置 UPS不问断电源。
　　电算化系统局域网与互联网必须进行物理隔离，安装杀毒软件，及时更新病毒库，移动存储盘必须先经杀毒处理才能在本局域网的计算机上使用。
　　会计软件的选用要经过充分调研，要分析研究各会计软件的合法性、安全性、正确性、兼容性和可扩展性，使各业务系统成为基于同一种操作系统平台的火系统。
　　对刚户进行权限和密码设置。根据不同的岗位、赋予各岗位用户不同的操作权限。用户使用各自的密码进入工作模块。避免使用易被破译的密码，并定期更换密码。对于发生岗位变动或离岗的用户，应及时更改其访问权限。
　　电算化系统必须能够自动形成 “操作日志”，记录所有人员对系统的操作，包括操作时间、方式、查询和修改的数据等，系统一旦出现问题可据此找相关人员进行核查。
　　对每天的业务数据进行双重备份，即将数据备份在不同的硬盘中，并异地存放，以免意外和人为错误造成数据的丢失。
　　加强会计电算化信息系统的操作控制操作控制是会计电算化的主要日常工作：
　　数据输入控制。虽然计算机处理数据的能力很强，处理速度非常快，但一出错，影响极大，因此企业应通过制度对数据的输入进行严格控制，以保证其准确性。
　　数据通讯控制。会计电算化系统应该采用各种技术手段来保证数据在传输过程中的准确、安全、可靠，防止数据错误、丢失、泄密等事件的发生。
　　数据输出控制。它是为保证合法、正确地输出各种会计信息而进行的控制。对于输出的纸介质会计资料必须进行核对，检查其完整性、正确性，如账簿利报表页号是否连续、有无缺漏或重替现象。
　　另外，操作人员离开工作现场前，须先锁定或退出系统，防止他人越权操作。
　　健全档案管理制度档案包括打印输山的各种凭证、报表、账簿、存储会计数据和程序的软盘及其他存储介质。档案管理一般通过制定与实施档案管理制度来实现，一般包括：
　　必须有会计主管和系统管理员的签章才能存档保管。
　　采取各种安全保证措施，做好防消磁、放火、防潮和防尘等工作。
　　采用磁性介质保存会计档案的，要定期进行检查和复制，防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢火。