谈实行会计电算化j单位的内部控制

部控制是单位为提高会计信息质量，保护资产的安全和内完整，确保有关法律法规和规章制度的贯彻执行而制定和实施的一系列控制方法、措施和程序，包括内部管理控制和内部会计控制。会计电算化的内部控制则是内部会计控制的特殊形式。会计电算化在新疆兵团农牧团场企业的运用，一方面提高了内部控制的效率，拓展了控制范围；另一方面也增加了控制难度和失控的风险。因此，电子信息技术控制要求运用电子信息技术手段建立内部会计控制系统，减少和消除人为操纵因素，确保内部会计控制的有效实施。同时，要加强对财务会计电子信息系统的开发与维护、数据输入与输出、文件储存与保管、网络安全等方面的控制。
　　一、电算化系统下的内部控制与传统以手工单证为主的内部控制呈现出不同的管理特征一)操作授权口令化。在会计电算化环境下，操作员的口令和密码是进入会计系统的唯一通道，与手工会计系统授权人员签章不同的是，口令和密码更容易被丢失和盗取，引发不易察觉的会计资料失真。
　　二)系统失控的隐蔽性。在会计电算化环境下，许多应用程序本身就带有内控的功能，如果企业在期初设置时没有考虑人所得税、代扣住房公积金等。
　　事业单位代扣个人款项如代扣个人所得税、代扣住房公积金时，用“其他应付款”进行核算。除此之外，该科目还用来核算融资租入固定资产应付的融资租赁费；未缴纳的教育费附加。
　　六)结余与结余分配。行政单位的结余每年年终结算一次，是全年全部实际收入与全年全部实际支出相抵后的最终财务结果。有专项资金收支的行政单位，把结余分为经常性结余和专项结余进行核算。年终结算后不转入分配，本科目贷方余额为单位的滚存结余。
　　事业单位在利用国家资金进行运营和向社会提供服务时，也依靠自身资源进行经营活动和盈利行为。因此，事业单位的结余分为事业结余和经营结余。与行政单位不同的是，事业单周全，因程序运行的重复性，往往会使失控情况长期不被发现，造成很大的损失。例如期末系统自动结转期间损益，如果企业新增加了费用项目明细，却未及时增加期末结转科目，系统就会遗漏此笔结转分录，但试算平衡正确，直至会计主管发现并调整为止。
　　三)系统缺乏交易痕迹。在会计电算化环境下，文件记录的控制功能大大减弱，一旦企业发现错误，由于部分交易几乎没有“痕迹”，难以追查出错误源头。比如每一笔会计分录的录入系统都会要求借贷平衡，可是如果录入的会计科目错误而审核时又没有及时发现，将会使查找非常困难，可能最终需要查找每一张记账凭证。
　　四)控制范围扩大。在会计电算化环境下，不仅要对交易处理控制，还要对系统权限控制，修改程序控制，网络安全控制等。
　　五)信息存储安全风险增大。在会计电算化环境下，会计信息存储在磁(光)性介质中，容易丢失或损坏，如果没有及时存储，则需要全面恢复系统。
　　六)电子商务的应用增加了网络风险。网上银行、网上报税、远程报表等新功能的出现，要求有相应的内部控制程序。
　　位结余年终要转入“结余分配”科目，而不是滚存。但经营结余科目如年终为借方余额，说明经营出现亏损，则不结转。
　　事业单位在年度终了从事业结余和经营结余转入的结余分配中，按规定的比例提取职工福利基金(需要说明的是，行政单位职工福利费是按照规定的标准和实有人数按月计算提取，列入当期经费支出)；有所得税缴纳业务的事业单位计算应交所得税的税额，在提取职工福利基金和应缴所得税后，其余部分转入“事业基金— —般基金”。
　　二、电算化系统下内部控制的关键控制点一)注重控制制度的建设；实行会计电算化以后，严格的内控制度和系统正常、安全、有效的运行是会计电算化信息真实可靠的保证。内部控制制度要求处理同一笔经济业务的人员既要相互联系，又要相互制约，防止违纪违法行为的发生。国内外会计电算化的实践表明，计算机本身处理出错的可能性很小，如果单位管理制度不健全或实施不力，会给各种非法舞弊行为以可乘之机。因此，制定严格的内控制度是非常有必要的。
　　二)加强对数据输入与输出的控制；加强数据输入控制是减少差错的关键，输出控制的信息是否准确、真实、可靠，直接影响到会计信息的使用，影响会计报告使用者的决策。
　　三)加强对文件储存与保管的控制；电算化系统下原纸质的会计数据被直接记录在磁盘或光盘上，是肉眼不可见的，很容易被删除或篡改。由于在技术上对电子数据非法修改可做到不留痕迹，就很难辨别哪一个是业务记录的原件。因此，在计算机中如何使磁性介质上的数据安全可靠，防止数据被非法修改是一个非常重要的问题。
　　四)加强网络安全方面的控制。随着网络技术快速发展，应加强网络安全的控制，在技术上对整个财务网络系统的各个层次(网络平台、操作系统平台、应用平台)都要采取安全防范措施，建立综合的多层次的安全体系。
　　三、会计电算化系统内部控制制度的内容一)会计电算化信息系统的安全控制。为防止数据泄密、更改或破坏，需要保护数据和计算机程序，主要的控制措施包括实体安全控制，硬件、软件、网络安全控制和电脑病毒的防范与控制。如明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限，杜绝未经授权人员操作会计软件，防止会计人员越权使用软件，对操作人员的身份进行密码控制；操作人员离开机器时，应执行相应的命令退出会计软件；对系统软件进行定期的预防性检查；尽量减少外界因素所致的计算机故障，以保障机器正常运行，机房有保护性设备配备，计算机机房应采用单独专门供电系统，并且不定期检查电源安全等。
　　二)会计电算化信息系统的人员职能控制。会计电算化工作岗位包括基本工作岗位和电算化工作岗位，前者有会计主管、出纳、稽核、档案管理，后者有系统主管、系统操作、复核、记账、系统维护等。一般情况下，系统主管可由会计主管兼任，系统操作必须由除出纳以外的其他会计岗位人员兼任。但是，系统操作人员、管理人员和维护人员这三种不相容职务必须相互分离，互不兼任，以减少利用计算机舞弊的可能性。
　　三)会计电算化信息系统的操作控制。经济业务发生控制、数据输入控制、数据处理控制、数据输出控制、数据存储和会计信息化检索控制等。从核算环节把关，必须保证账务处理正确、规范，做到数据真实、完整和安全。
　　四)会计核算控制。一切经济业务在录入凭证前必须经过相应的权限审批，然后准确、完整地填制与录入。严格执行复核制度，凭证的传递要严格签收手续，防止凭证的失落或出现非法数据，保证输入的完整性。如规定原始凭证必须经有关人员审核并签章后才能输入计算机，已输入计算机的凭证需由审核人员核对并签章后方可记账等。在会计软件中还应设置防止重复操作、遗漏操作和误操作的控制程序，数据输出要检查其完整性和准确性，检查打印的账簿和报表是否连续、有无缺漏和重叠现象。
　　五)会计档案管理的内部控制制度包括：①实行会计电算化后的会计档案以计算机打印的书面形式保存，保存的有关规定按《会议档案管理办法》的规定执行。②全套会计电算化系统文档视同会计文档保管，保管期限截至该系统停止使用或有重大修改后的三年。③妥善保管存有会计信息的磁性(光)介质或其他介质的措施。如规定存有会计数据的磁盘应存放在防潮防磁的容器内，重要的会计档案应准备双份。④科学规定会计档案的有关权限。如规定查询以前年度的会计档案应经有关人员批准等。⑤保证会计档案安全与完整的措施。
　　四、加强内部审计内部审计既是企业内部控制系统的重要组成部分，也是强化内部会计监督的制度安排。在会计电算化中，由于是“人机 ”
　　对话的特殊形态，因而对内部审计提出了更高、更严格的要求。
　　内部审计必须包括以下几个方面：①对会计资料定期进行审计，检查电算化会计账务处理是否正确，是否遵照《会计法》及有关法律、法规的规定，审核签字是否符合公司内控制度、凭证附件是否规范完整；②审查机内数据与书面资料的一致性，如查看账册内容，做到账表相符，对不妥或错误的账表处理应及时调整；③监督数据保存方式的安全、合法性，防止发生非法修改历史数据的现象；④对系统运行各环节进行审查，防止出现漏洞。
　　总之，电算化会计系统应该是一个人机交互作用的“智能型”管理信息系统，实行会计电算化，建立内部控制机制与快速反应机制，是企业发展的重要保证。通过不断调整、完善、加强电算化会计的内部控制，确保内部会计控制的有效实施，有利于企业更好地监督管理会计工作，为单位决策提供准确、及时的会计信息，取得企业最大化的利益，为企业的可持续发展提供保障。