医院购入计算机软件的会计处理探索
随着医院信息化及自动化水平的不断提高，利用计算机强大的数据处理系统实现对医院13常业务及管理的信息治理，对于医院提高管理效率有很大帮助。由于现行《医院会计制度》和企业会计准则对购入计算机软件的会计处理没有作出具体规定，医院在实务操作中缺少统一规范。有的将其费用化，直接在当期损益中扣除；有的将其资本化，作为固定资产，以提取修购基金的方式计入损益；也有的将其归入无形资产核算，选择不同的摊销方法分期摊销。笔者认为，这些会计处理方法均有不妥。
一、各种会计处理方法的不妥之处
1．把计算机软件作为费用一次性计入当期损益的不妥之处
计算机软件是一次性购入，长期使用，且价值较高，如医院信息系统(HIS)需要上百万元的投入，电子病历软件、财务软件、临床诊疗类软件等也动辄几十万元。如果都一次性计人当期费用，势必对当期损益造成很大的影响，导致财务信息不能如实反映财务状况，造成会计信息失真，也不利于对医院效益的评价和比较。另外，将为多个收益期服务的计算机软件作为费用全部计入一个收益期，也不符合会计的成本配比原则。
2．将计算机软件计入固定资产的不妥之处
(1)根据医院会计制度对固定资产的定义，固定资产是指单位价值在规定标准以上，使用期限在一年以上，并在使用过程中保持原有物质形态的资产。从定义可以知道，固定资产是有形资产，是看得见摸得着的东西，而医院购买计算机软件既看不见，又摸不着。退一步说，计算机软件可以通过支持它的系统软件和硬件，让我们看到里面的内容，充其量也是文字图像数据，而不是有形的实物形态，所以它不能算作是有形资产。另外，许多计算机软件在使用过程中需要升级或二次开发，日常需要做一些操作及程序上的维护，必然导致软件发生数据结构、容量上的变化，也就不能保留其购买时原有的物质形态。
(2)计算机软件的使用年限和残值无法确定。固定资产根据其类别都有相应的折旧年限，报废时可收回的残值也能根据实际情况做出合理的估计。而计算机软件是一种磁介质，是信息的载体，载体内的信息才是实质。计算机软件的使用年限很难确定，因为随着计算机技术的不断进步，计算机软件也可以不断升级，软件及其装载的资料，在完全替代前也不能确定何时无用。另外，计算机软件的残值也很难确定，软件本身的价值可能随着技术的进步会有损失，但它装载的信息不一定会发生减值，软件被替代的时候不代表里面的信息也毫无价值。
3．将计算机软件计入无形资产的不妥之处
(1)根据医院会计制度对无形资产的定义，无形资产是指不具有实物形态而能为使用者提供某种权利的资产。“某种权利”不是人人都可以享有的权利，而是由法律或合同赋予的某种特殊权利，具有排他性的特点，比如专利权、著作权、版权、土地使用权等。而医院使用的计算机软件不属于专有的特殊权利，购买同一个软件的单位都享有相同的使用权利，只是在使用过程中软件所承载的信息不同，这种信息的差异性与无形资产定义中的权利排他性有本质区别。
(2)无形资产取得后不需要维护，也不需要对其使用进行培训。而计算机软件从取得之日起，就可能根据实际需要进行二次开发，随着技术的进步要进行软件升级，为了掌握和使用软件要进行相关人员的培训，日常还需要进行数据及程序上的维护，遇到解决不了的问题还需要软件开发商进行售后服务。
(3)根据会计准则，无形资产的后续支出应在发生当期费用化。而计算机软件由于其特殊性，往往需要二次开发与升级，可能投入经费很大，甚至可能超过原始购买价，如果把这部分费用一次性计人当期损益，不符合会计的重要性原则及配比原则。
二、对策建议
基于以上分析，购入计算机软件有其特殊性，按目前医院会计制度，无论计人哪个科目都有不妥之处。笔者参照企业会计科目的设置，认为医院购人计算机软件的入账问题可以通过新设“长期待摊费用——计算机软件”科目来处理。
计算机软件受益期长并且价值较大，必须对其资本化，而不能作为当期费用一次性计人损益。根据其不同于固定资产与无形资产的特殊性，建议在长期资产类项目下新增“长期待摊费用——计算机软件”科目，并在此科目下设置“医疗软件”、“药品软件”、“管理软件”三个明细项目，参照会计准则对无形资产的摊销原则及方法，对购入计算机软件的费用进行合理分摊。计算机软件购入时，借记本科目，贷记“银行存款”等资金科目；分摊时，按照谁受益谁承担的原则，把分摊金额分别借记“医疗支出”、“药品支出”或“管理费用”科目，贷记本科目。发生二次开发或升级时，如果涉及金额较小则直接计入当期相关费用；如果金额较大则相应增加计算机软件的原有价值并按新成本重新确定每期分摊金额，借记本科目，贷记“银行存款”等资金科目。
同时，需要在计算机软件的使用部门设置备查辅助账，明细记录此部门所使用的各类软件名称、金额、使用状态、转移情况等信息，并指定专人对其进行日常管理，定期进行账账、账实的核对，确保医院计算机软件资产的安全及有效利用。
一、各种会计处理方法的不妥之处
1．把计算机软件作为费用一次性计入当期损益的不妥之处
计算机软件是一次性购入，长期使用，且价值较高，如医院信息系统(HIS)需要上百万元的投入，电子病历软件、财务软件、临床诊疗类软件等也动辄几十万元。如果都一次性计人当期费用，势必对当期损益造成很大的影响，导致财务信息不能如实反映财务状况，造成会计信息失真，也不利于对医院效益的评价和比较。另外，将为多个收益期服务的计算机软件作为费用全部计入一个收益期，也不符合会计的成本配比原则。
2．将计算机软件计入固定资产的不妥之处
(1)根据医院会计制度对固定资产的定义，固定资产是指单位价值在规定标准以上，使用期限在一年以上，并在使用过程中保持原有物质形态的资产。从定义可以知道，固定资产是有形资产，是看得见摸得着的东西，而医院购买计算机软件既看不见，又摸不着。退一步说，计算机软件可以通过支持它的系统软件和硬件，让我们看到里面的内容，充其量也是文字图像数据，而不是有形的实物形态，所以它不能算作是有形资产。另外，许多计算机软件在使用过程中需要升级或二次开发，日常需要做一些操作及程序上的维护，必然导致软件发生数据结构、容量上的变化，也就不能保留其购买时原有的物质形态。
(2)计算机软件的使用年限和残值无法确定。固定资产根据其类别都有相应的折旧年限，报废时可收回的残值也能根据实际情况做出合理的估计。而计算机软件是一种磁介质，是信息的载体，载体内的信息才是实质。计算机软件的使用年限很难确定，因为随着计算机技术的不断进步，计算机软件也可以不断升级，软件及其装载的资料，在完全替代前也不能确定何时无用。另外，计算机软件的残值也很难确定，软件本身的价值可能随着技术的进步会有损失，但它装载的信息不一定会发生减值，软件被替代的时候不代表里面的信息也毫无价值。
3．将计算机软件计入无形资产的不妥之处
(1)根据医院会计制度对无形资产的定义，无形资产是指不具有实物形态而能为使用者提供某种权利的资产。“某种权利”不是人人都可以享有的权利，而是由法律或合同赋予的某种特殊权利，具有排他性的特点，比如专利权、著作权、版权、土地使用权等。而医院使用的计算机软件不属于专有的特殊权利，购买同一个软件的单位都享有相同的使用权利，只是在使用过程中软件所承载的信息不同，这种信息的差异性与无形资产定义中的权利排他性有本质区别。
(2)无形资产取得后不需要维护，也不需要对其使用进行培训。而计算机软件从取得之日起，就可能根据实际需要进行二次开发，随着技术的进步要进行软件升级，为了掌握和使用软件要进行相关人员的培训，日常还需要进行数据及程序上的维护，遇到解决不了的问题还需要软件开发商进行售后服务。
(3)根据会计准则，无形资产的后续支出应在发生当期费用化。而计算机软件由于其特殊性，往往需要二次开发与升级，可能投入经费很大，甚至可能超过原始购买价，如果把这部分费用一次性计人当期损益，不符合会计的重要性原则及配比原则。
二、对策建议
基于以上分析，购入计算机软件有其特殊性，按目前医院会计制度，无论计人哪个科目都有不妥之处。笔者参照企业会计科目的设置，认为医院购人计算机软件的入账问题可以通过新设“长期待摊费用——计算机软件”科目来处理。
计算机软件受益期长并且价值较大，必须对其资本化，而不能作为当期费用一次性计人损益。根据其不同于固定资产与无形资产的特殊性，建议在长期资产类项目下新增“长期待摊费用——计算机软件”科目，并在此科目下设置“医疗软件”、“药品软件”、“管理软件”三个明细项目，参照会计准则对无形资产的摊销原则及方法，对购入计算机软件的费用进行合理分摊。计算机软件购入时，借记本科目，贷记“银行存款”等资金科目；分摊时，按照谁受益谁承担的原则，把分摊金额分别借记“医疗支出”、“药品支出”或“管理费用”科目，贷记本科目。发生二次开发或升级时，如果涉及金额较小则直接计入当期相关费用；如果金额较大则相应增加计算机软件的原有价值并按新成本重新确定每期分摊金额，借记本科目，贷记“银行存款”等资金科目。
同时，需要在计算机软件的使用部门设置备查辅助账，明细记录此部门所使用的各类软件名称、金额、使用状态、转移情况等信息，并指定专人对其进行日常管理，定期进行账账、账实的核对，确保医院计算机软件资产的安全及有效利用。