高校电子档案收管用信息化探究

马婉黄洁李莹

（火箭军工程大学教学档案室，陕西西安 710000）

1.高校电子档案收管用一体化的意义

高校在管理过程中各类活动用计算机等电子设备产生的具有保存价值文字、图表、照片及视频等一系列信息记录称为电子档案。随着计算机及网络技术的发展，高校电子档案的收集、保管和利用已经成为档案管理的一种重要途径，也是信息化时代档案发展的大趋势。因此电子档案的管理对档案部门来说是一个新的挑战，也是一个新的机遇。“十四五”全国档案事业发展规划指出，新一代信息技术广泛应用，档案工作环境、对象、内容发生巨大变化，迫切要求创新档案工作理念、方法、模式，加快全面数字转型和智能升级。

2.电子档案收管用一体化管理策略

随着我国档案管理数字化建设推进以及电子档案信息的持续增长，高校档案存储数据化、管理自动化、利用智能化已成为档案管理工作的新目标，为实现这个目标，必须推进高校档案信息化建设，实施电子档案科学高效的收管用一体化管理[1]。

2.1 加强电子档案的收集管理，实现电子档案归档自动化

2.1.1 实施电子档案收集的前端控制

为保证电子档案的原始性，档案管理人员应从高校各项重大活动计划阶段就介入，从文件的形成、积累、整理到归档，按时间节点、活动进度、内容范围等逐步跟踪监督、指导，实施科学的前端控制。一是规范部门立卷源头管理。利用校园网实现部门立卷归档材料的著录和归档提交，由专职档案员进行网上审批归档，建立档案立卷初始端口。二是完善电子档案自动归档流程。为确保档案信息的完备，保证电子档案真实性、完整性、可用性及安全性，对接校园网平台与教务系统实现在线归档，对接办公专网平台与评价系统实现在线归档，使用电子签章实现版式文件的签名及签章。在活动开展前就指定兼职档案员，提出电子文件归档要求，活动完成时要对电子文件进行检查，在数量上保证电子档案各要素完整不残缺短少，在质量上维护电子档案字迹、图像清晰，声音流畅，效力完备，保证整套电子档案的真实性、完整性、准确性和系统性[2]。

2.1.2 做好日常的保管和维护工作

电子档案因其载体的特殊性，保管条件较传统纸质档案更为苛刻，应远离热源，酸碱等有害气体和强磁场。一是严格按照国家标准要求，建立对电子文件格式、载体、保存环境、风险评估等完整管理机制，确保电子文件长久保存，有效应对风险。二是将区块链技术广泛运用到电子档案管理中，利用区块链技术中时间记录细节以及数据权限等功能防止内容被恶意篡改，保证电子档案内容真实可靠。三是定期检查维护，对保存库中存储的所有原生数字电子文件和数字处理进行年度抽样审计，修复或替换存在问题的文件。同时应将电子档案进行备份，保证在其原始储存系统出现障碍导致文件不可恢复时，其文档还可以得到恢复，降低损失。

2.2 搭建档案信息综合管理平台，实现电子档案管理智能化

电子档案管理高度依赖存储设备、网络设备、技术人才，因此开发一套安全、稳定的电子档案管理系统，确保电子档案的在线归档、传递、管理和利用流程中的真实性、完整性、可用性和安全性。

2.2.1 档案信息综合管理平台建设理念

建成一套集现代化实体档案管理、智能化电子档案管理、自动化库区环境调控于一体的档案信息资源管理平台。通过用户角色分配和权限设置，有效规范高校档案管理体系建设；通过传统档案扫描OCR 识别、业务系统对接电子文件自动归档、网络平台数据抓取等方式收集档案资源，有效推进档案资源体系建设；通过创新服务手段，开通校内网络查询通道及网上审批流程，构建人工智能查询系统，智能推送档案信息等，有效开拓档案利用体系建设；通过用库区环境、安防数据联动管理以及用户权限设置、日志管理、数据备份等全方位策略，有效筑牢档案安全体系建设。通过平台建设加快推进档案全面数字转型和智能升级，全面提升高校档案正规化、现代化、智能化建设水平。

2.2.2 档案信息综合管理平台建设原则

高校档案信息资源综合管理平台应按照系统化集成、模块化构建、智能化应用的思路进行系统设计建设，既能够符合档案行业规范标准，又能够契合高校档案工作运行实际，有效提升档案管理质量和效率。

（1）标准化原则：项目建设应遵循国家、中央军委办公厅及高校相关规范标准建设。并在项目建设前期制定档案元数据相关执行标准。

（2）开放性原则：系统平台支持与电子文件形成业务系统的集成，具备从业务系统中自动捕获电子文件及其元数据的能力；可实现与其他系统的功能集成、数据共享与交换；具有跨平台、跨领域和跨时间的交互操作性，保证文件的长期访问和保存。

（3）可扩展性原则：应采用松耦合、模块化的系统设计思路，遵守相关国家和行业的元数据标准，保证数据的可重复使用，保证系统的规模、模块、功能的易扩展，尽量降低日后系统升级成本。

（4）灵活性原则：支持电子文件/电子档案管理的业务模式、工作流程和数据结构等的灵活定义与部署。支持用户选择合适的实现方式、建设路径和实施方法[3]。

（5）安全性原则：应具有逻辑严密的安全管理方式，恰当采用身份认证、权限控制、跟踪审计等安全技术手段，确保系统无故障，保证数据安全；支持电子文件/电子档案业务过程记录，根据需要采取电子签名、数字加密和安全认证等技术手段，保障电子文件/电子档案的安全，保证其真实、完整、长期安全可用。

2.2.3 档案信息综合管理平台建设内容

高校校园网为档案信息资源综合管理平台建设的核心业务网络，建成的管理系统应完成校园网内档案的收集、管理和利用。（1）电子文件采用系统对接在线归档，线下产生的纸质文件和部门立卷归档开始，到实体案卷归档入库标识归档业务办结。业务全流程规划在预计的归档时间周期内执行，超期的档案将由系统发送超期和催档提醒，并支持归档考核；（2）档案管理环节主要提供档案整理、档案鉴定、档案统计、流程控制功能等。用于档案管理人员对预立卷完成的档案进行接收、整理、鉴定、统计和入库；（3）针对归档案卷及材料的查询，提供高校校内部不同权限的查询及审批利用，同时兼顾同网络内上下级单位间的支撑利用，并提供电子档案凭证的在线办理和有效性验证。

2.3 完善电子档案利用功能，实现电子档案利用智能化

2.3.1 加快档案资源数字化转型

《中华人民共和国国民经济和2035 年远景目标纲要》明确提出“建设数字中国”的国家战略，推动产业数字化、数字产业化的全面转型。实现档案大数据分析可视化。对教务系统、教学评价系统、教学档案管理系统的来源数据进行分析与挖掘，打造“体系规范、数据可用、结果可见”的档案可视化展示平台，反哺教学业务，为学校教学教务决策提供全面权威的数据支撑。高校档案作为重要的记录高校教学活动原始资料，必然要加快档案资源数字转型，数字化的档案信息能够实现全文检索，使档案信息资源具有可量化、可分析、可筛选等功能，全面、准确、及时的档案数据能够助力高校领导层决策。积极探索知识管理、人工智能、数字人文等技术在档案信息深层加工和利用中的应用。

2.3.2 加大档案资源开发力度

建成以档案数字资源为主导的档案资源体系。推进“增量电子化”，促进各类电子文件应归尽归，应收尽收。电子档案在档案资源体系中的占比明显提升。继续做好“存量数字化”，传统载体档案数字化率达到90%，加快推进重要档案数字化成果进行文字识别和大数据检索运用[4]。

将“数字形态”的档案内容进一步采集、挖掘和处理，利用档案信息资源综合管理平台，将用户在档案利用过程中的数据记录完整保存并精细化分析，针对个体产生的信息形成特有的小型“档案数据库”，通过采集、存储、挖掘这些数据库内的信息来分析用户行为与偏好。将大数据、OCR 识别、区块链等现代信息技术与档案信息资源相结合，洞悉用户需求并以之为导向进行档案编研，建立特色数据库，主动推送档案编研成果。

2.3.3 提升档案利用服务能力

多样服务方式和特色档案数据服务能够有效满足用户特殊需求，实时化、网络化、智能化的服务体验正逐渐成为用户的主要诉求，在保证信息安全的前提下，高校档案机构尽可能为用户提供更加便捷、高效、智能、多样的服务方式，开创可信档案在线办理。以校内统一身份认证系统为端口，依据账户信息设置权限，实现专职档案员、兼职档案员及校内师生档案管理和利用的单点登录。建立健全在线利用审批方式，以电子签章实现版式文件及查档证明的签名及签章，确保归口可查，保密托底。如采用“一站式”服务简化服务流程；完善网络在线服务，让用户可以随时随地利用档案数据；建立用户回访机制，增加档案服务的互动性，并借此完善服务[5]。

深入挖掘档案资源，及时精准为学校教学科研及重大决策提供经验借鉴和决策参考。建立重大活动、突发事件应对活动相关档案利用调度机制。持续优化档案利用环境，简化档案利用程序，实现档案对高校的价值。扎实推进利用校园网终端查询利用服务，将档案查询利用服务融入“智慧校园”服务体系，推动档案查询利用服务延伸到院、系一线。统筹馆（室）藏资源，通过展览陈列、新媒体传播、编研出版、影视制作、公益讲座等方式，不断推出具有广泛影响力的档案文化成果。深入挖掘学生招生毕业、学籍档案信息，“一人一档”全面详实反映学生在校期间学习科研情况。

3.结语

加快推进高校档案工作数字化转型，实现电子档案收管用一体化，需要解决数字档案长久保存、档案信息管理系统开发、馆藏各类信息资源整合及数字档案服务提供等方面存在的重点难点问题；积极探索制订完善的制度标准与开展档案管理人员培训，加大公众参与档案实践，利用网络和社交媒体让更多用户在线查阅，实现资源共享和管理协同。促进档案信息资源馆室共建互通，推进档案信息资源跨层级跨部门共享利用。