探索国土资源部门会计电算化管理中存在的问题及对策
[摘 要] 国土资源部门实施会计电算化过程中,有一些问题亟待解决,这是强化国土资源财务管理的重要手段,也是国土资源部门财务会计管理的必然要求。本文在对国土资源部门实施电算化过程中存在的问题进行分析的基础上,着力阐述了电算化管理的对策,包括人员管理、使用管理、档案管理、维护管理、费用管理等。
[关键词] 国土资源部门;会计电算化;财务会计管理
1 引言
强化国土资源部门财务管理的重要手段是提高财务工作效率和财务服务能力。目前,国土资源会计核算上广泛采用会计电算化模式。虽然我国提出并实施会计电算化已经20多年了,其发展也从简单的财务会计电算化到了M IS和资源规划,但是目前在国土资源部门的实施效率还是相当低,国土资源部门财务管理的核心是财务会计电算化,只有做好国土资源部门财务会计电算化的管理,提高国土资源部门的财务工作质量,才能为全面推行国土资源部门的管理信息化打下良好基础。当前,国土资源部门普遍存在电算化管理现状不尽如人意的情况,会计电算化的实施被称为五十年代的管理,六十年代的应用,七十年代的人,八十年代的软件,九十年代的硬件,管理水平比较落后;最普遍的现象是轻软件重硬件,轻整体重局部,轻维护重使用,轻电算化的规章建立、重员工的日常管理。这些工作模式均造成会计信息系统运行成本上升,运行效率较低,会计信息质量偏低。
2 国土资源部门实施电算化存在的问题2. 1 没有认真执行相关法规。
财政部颁布了关于电算化法规的三个重要文件分别是:《会计核算软件基本功能规范》、《电算化管理办法》(财会字[ 1994 ]27号)和《会计电算化工作规范》(财会字[ 1996 ] 17号) 。这标志着我国会计电算化纳入了法制轨道,但是同时应该看到,相当多的会计人员在实际工作中并不熟悉这些法规的具体内容,也没有相应的部门进行宣传,对实际工作中的违规行为也没有进行有效检查和监督。相关单位没有建立严格的管理制度,无法确保电算化法规真正贯彻和执行。
2. 2 专业人员缺乏,培训内容滞后。
会计电算化是一门综合学科,融信息学、计算机学、管理学、会计学等于一体。对财会人员有着比较高的要求。虽然国土资源部门的不少财会人员接受过计算机培训,但是实际应用效果不尽如人意,表现在:首先,培训的人员中缺乏高中级应用人员。大多数培训班是以会计人员计算机扫盲与培养操作员为主要目的,学员经过一段时间的学习后,学会使用计算机,初步了解计算机的基本构成及管理,但是高级应用人才所需要的种种技能,如系统设计、软件编程人员、软件维护人员以及分析人员数量很少。国土资源部门对这一层次的人才需要量却是最大的,目前的培训工作难以满足。其次,培训没有针对性。简单地说,会计电算化就是会计业务用计算机处理,应结合会计业务进行培训。但是目前的情况是,国土资源部门的不少培训组织者的真正专业是计算机,不熟悉会计业务,学员则普遍缺乏系统设计知识与计算机知识,两者难以实现对接。
这就难以制定出符合会计专业需求的培训计划。
不少培训班往往是讲授简单的编程技术、软件知识和计算机基础知识,很少结合会计业务讲授电算化会计信息系统开发,培训效果不尽如人意。
此外,师资和教材难以适应培训的需要。缺乏既懂会计又懂计算机的人员,师资力量总量上远远满足不了需要,研究计算机的教师很难结合会计业务去教授“信息系统开发”与“程序设计”,知识结构不合理,满足不了学员的要求。因此急需一批具有会计和计算机两方面知识的教师队伍。
2. 3 不合理的人员分工。
国土资源部门实施电算化后,仍采用手工模式进行人员分工,不利于电算化环境下的内部牵制,也不利于电算化的健康发展,会计工作在电算化后增加了如系统维护等新的内容,计算机代替了传统手工模式下的如总账与明细账的核对等一部分工作,所以应当重新设置原有的手工模式以使电算化顺利发展、正常运行。电算化应设置如下岗位: (1)会计人员; (2)制单(操作)员;(3)审核人员; (4)出纳人员; (5)系统维护人员;(6)档案管理人员。
2. 4 基础管理工作薄弱。
传统的会计分工模式己不适应会计电算化,对会计电算化提出新的要求,出现一些新的岗位,有些岗位会消失,目前,国土资源部门对此认识不足,对会计电算化管理仍采用手工模式,使得会计电算化工作遇到了不少问题。因此国土资源部门应着手制定一些管理制度,使电算化工作能够顺利进行,具体制度有: ( 1)会计岗位责任制; (2)操作管理制度; (3)机房管理制度; (4)档案管理制度; (5)系统维护制度。
2. 5 数据安全问题。
按照有关规定,会计电算化要求国土资源部门进行会计数据的备份,并分人分地保存,且要双重备份,但实际执行中,很多单位不定期备份,电脑一旦出现故障,数据将会丢失。没有对备份的数据进行定期检查,也没有对出现的问题进行及时解决。不少软件只支持磁盘的备份方式,对己经成熟的光盘备份重视不够。
2. 6 会计资料保管年限问题。
会计电算化打印输出的会计文档存在着褪色问题,磁盘则存在着许多不确定因素,《会计档案管理办法》第十二条指出:“用电子计算机进行会计核算的单位应当保存打印出的纸质会计档案。单位实行电算化以后,会计凭证、会计账簿、会计报表等会计档案,必须打印输出,并按《会计档案管理办法》的规定执行。”但是当前有不少国土资源部门会计档案字体褪色,模糊不清,凭证难以辨认,相应的软件磁盘又发生霉变,无法重新打印。必须引起领导的高度重视。
2. 7 档案管理内容不全。
不少部门对会计数据、会计档案、文档资料未及时归档。对会计软件进行更换和升级时,容易忽视原来相关的文档资料和会计软件的保存,因此应对电算化档案范围进行规定。
2. 8 财务数据共享性差。
国土资源部门选用财务软件时,没有从整体的角度考虑,财务软件无法转换数据格式,这就造成无法与其他部门共享财务数据,财务数据也不能被其他部门兼容,造成浪费,导致各部门的数据重复,影响了信息的及时性。
3 国土资源部门电算化管理的对策分析针对上述存在的问题,对国土资源部门会计电算化实施后管理中的对策进行讨论,为进一步建立健全相关的管理制度提供参考。
3. 1人员管理。
会计电算化的实施者是人,加强电算化的人员管理是首要任务。管理者的首要职责是对人员进行合理分工,有效地形成内部牵制。管理者 在日常管理中,应当确保有一支稳定高效的队伍,制定合理的人事制度。电算化系统涉及很多相关人员,如系统设计、开发人员、操作人员、系统维护人员、审计人员、操作员等等。为促进电算化系统提供各种有效的会计信息,提高管理效率,必须对相关人员进行管理。在电算化系统支持下,凭证一经录入审核,软件自动记账结账和编制报表,因此对手工环境下的审核环节以及凭证传递程序要进行必要调整。而实施会计电算化后,内部牵制的内容也改变了,由于账账、账表的核对由计算机自动完成,账证核对就显得十分重要,工作的重点是对记账凭证的审核。由于软件开发人员熟悉软件结构设计,所以应限制开发人员担任出纳记账工作。计算机执行了大部分的核算工作,管理、分析就变成了会计工作的重心。应重新调整财会人员的职责,加强财会人员的计算机知识和财务知识的培训。具体措施为:
进行合理的职责划分,大力培训复合型的电算化专业人才,加强会计人员的职业道德教育,加强会计相关知识的学习,处理好与有关部门的关系,定期进行会计人员的岗位流动。
3. 2 档案管理。
会计电算化系统档案是经营活动的历史纪录,也是财政税务机关和审计人员进行业务核查的依据。目前,国土资源不少部门仍然实行计算机与手工并行的模式,会计核算的效率被大大地降低了。不少单位在对未脱账的原因进行分析时,仍然认为会计电算化有会计资料丢失的风险。可见,在实际工作中,档案管理还存在着很多的问题,应该对电算化的档案管理进行认真研究。
3. 3 维护管理。
系统的维护是一项很重要的工作。对电算化系统所处的环境与系统软硬件进行维护管理。
维护所花时间比较多,成本占整个系统成本的七成。实施电算化后,一些单位认为计算机比人可靠,不对系统进行维护。应该认识到电算化的实施只表明工作的开始。是否存在运算逻辑上的错误,功能是否完善,软件设计是否合理,只有在使用中才能发现,应引起重视。
3. 4 费用管理。
降低运行成本、提高会计工作效率是实施电算化的目的。国土资源单位的财务部门自身也要求控制成本。在实行电算化后,一些财务部门费用增长较快。主要是电算化开始实施时,手工和电算化的同步运行,人员培训、购置软硬件等费用增长较快,但从长远来看,实施电算化增加的费用应小于实施电算化得到的收益。
4结束语
国土资源部门实施会计电算化中,有些问题需要大力解决,首先是思想认识问题,认为会计电算化只是代替手工核算、提高核算效率的一种工具。其次,财务人员的现代财会知识不够丰富,无法胜任以计算机工具进行会计业务处理。
此外,计算机本身也存在自身的信息安全问题。
因此国土资源部门必须提高思想认识,重视理论研究,提高计算机操作技能,加强财务人员计算机岗位培训。充分利用国土资源财务管理软件和先进的网络技术,融会计核算和财务管理为一体,力争在各个地区统一管理监督、统一信息及业务编码、统一规章制度、统一计算机平台。这是强化国土资源财务管理的重要手段,也是国土资源部门财务会计管理的必然趋势。
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