合理设置企业行政管理岗位提高企业综合素质

　　一、合理设里企业行政管理岗位的意义
　　企业行政管理是企业管理与行政管理相结合而产生的一个概念。企业行政管理既非一般的政府行政管理，也非企业管理，其涵义是指：企业行政系统为了企业的生存与发展而依靠一定的法律、制度、原则及方法对企业进行职能性管理的总和。企业行政管理在企业管理中处于主导和轴心地位，它是企业管理科学化的基础和动力。通过建立一个强有力的企业行政系统可以指导和带动整个企业的管理，提高企业的综合素质和整体实力，进而推动企业的发展。具体表现在：
　　（一）能使企业中的所有任务得到及时落实企业是一个为完成特殊目的的有机整体，其间有许多工作需要不同的个体配合、协调完成。岗位设置能确保组织中的各项任务都有人承担，能更好地实现组织的预定目标。
　　（二）有助于管理者和员工明确各自的职责和相关工作任务通过岗位设置能让管理者和员工清楚了解工作岗位的职责范围和需要完成的工作任务。让每个人和岗位都对应起来，使每位员工在自己的职责范围内充分发挥自己的能力，推动企业发展。
　　（三）有利于企业的目标分解，使企业更好地达到预期目标企业行政组织通过设置不同的岗位，可以将企业下达给行政部门的目标再分解为工作岗位的工作目标。这样能够增强企业完成整体目标的效率，提高企业综合素质。
　　（四）加强企业管理的有效性在企业行政岗位设置完成以后，每名员工都明确了自己的岗位职责。企业的管理者可以通过明晰的岗位职责对员工进行管理，这样能够提高工作效率，加强管理的有效性。
　　
　　二、企业行政管理的岗位设置原则
　　
　　不同的企业有各自不同的任务和不同的特点，对该企业行政组织的设计和安排也应各有所不同。但是，要想使企业行政组织能有效地发挥其功能，在实施中达到效果，则必须建立和设计合理的岗位，对人员进行合理的配备。一般来说应遵循以下基本原则：
　　（一）目标一致目标一致原则是企业行政管理岗位设置的基本要求。企业行政管理组织在纵向上应上下贯通，在横向上要左右协调，形成一个有机的统一整体，而且局部目标应服从整体目标。
　　（二）分工协作分工可以很好的实现行政组织目标，充分发挥企业行政管理人员的聪明才智，减少资源浪费，提高工作效率。根据不同的任务和目标把行政组织中的工作进行专业分工，明确各自的工作内容和工作范围。但分工后的企业行政不是各自为战的独立操作，而是需要密切协调配合，共同为企业的战略目标去奋斗。
　　（三）控制幅度适当管理幅度是指一个管理人员直接控制指挥的下级人数。管理层次是指企业行政管理组织所包含的全部层级。在约束条件不变的情况下，管理幅度与管理层次呈反比例关系。如果管理层次过多就会影响决策，降低效率，如果层级过少也会出现过分集权等现象。
　　所以说，适当的管理幅度对企业行政岗位的设置很重要。
　　（四）责权相应没有责任的权利会形成企业行政腐败，没有权利的责任是无法有效的履行的。因此，在设置企业的行政岗位时，既要明确规定每一岗位职责范围，又要赋予完成其职责所需要的权限。
　　（五）信息通畅在企业行政组织内部，有自上而下的命令指示和自下而上的请示汇报，各机构之间也有信息沟通和反馈，因此，在企业内建立各行政部门之间进行信息传输的信息网络很有必要。而企业行政组织与企业外部的消费者、竞争者、政府及社会组织等也存在相互作用，组建企业内外信息反馈网络也很重要。
　　（六）统一指挥企业行政管理切忌多头领导，应要求每个人都向一位直接的上级主管负责，且只受其指挥，听其命令。
　　（七）精干高效企业行政管理岗位设置应遵循精干高效原则，要求行政组织有：精干的领导班子，即行政管理人员结构应合理，在组织中所占比例应合理，不设虚职，少设副职；精干的工作人员，即按职配备人员，人事相符，科学用人；简化行政机构层次，权力划分适度。
　　（八）以人为中心原则人是企业的主导因素，企业行政管理岗位的设置也应围绕企业工作人员进行设计、安排。目前，以人为中心原则被越来越多的学者和管理实践者所关注和重视。
　　
　　三、企业行政管理的岗位设置途径
　　
　　（一）合理配备企业行政管理组织的人员
　　1.企业行政管理人员的数量要求按照合理的管理跨度，行政事务人员一般占10%左右，例如：企业总体员工有200一250人，行政事务管理机构人员应是20人左右。在这20人中，管理部配备1一2人，人事部由1人负责，财务部由一名会计和一名出纳构成，采购有两人负责，有一人管理仓储，一般在总务里有2一3名司机，一个固定资产管理人员，3一4个食堂、宿舍、环境工作人员。
　　企业办公室主要配备一名商务秘书，一名政务秘书，接待信访人员，信息档案工作入员1名。只有这样的人员数量和比例才有可能达到好的效果，使行政组织更顺利地服务于企业。
　　
　　2. 企业行政管理人员的素质要求
　　（1）具有良好的敬业精神和为企业员工服务的观念。企业行政事物管理工作大都是重复性、烦琐性工作，只有具有良好敬业精神和为其他员工服务的观念的人，才能安心于本职工作，把每一细小的工作做好，才能提高整个企业行政管理的质量和水平，从而提高整个企业的综合水平和素质。
　　（2）对管理部、人事部、财务部、行政秘书的工作人员，要求具有专业技术职称和较丰富的工作经验和良好的素质；对其他的工作人员只要求比较熟悉本职工作就可满足企业的需要了。
　　（3）行政管理人员要有较强的责任心和全局观念。行政管理工作都是日常性工作，企业领导不可能每天都布置需要从事的工作，因此，要求工作人员要发挥各自的主动性，积极承担相应的工作任务。
　　（4）具有良好的应变能力和适应能力。企业行政管理结构，可能因为企业状况的变化，要相应地改变行政管理人员的工作范围，而且企业行政管理工作也常遇到一些突变的情况，所以，只有具有良好的适应能力的人员才能较好地控制企业的行政管理工作。
　　
　　（二）科学设置企业行政管理的岗位
　　设置多少个岗位，不等于安排多少个人员，岗位数和人数不能混为一谈。岗位设定以后，安排多少人员要根据企业的具体情况确定。只要能最优的整合资源，可以一人多岗，也可以一岗多人。但在岗位设置时应注意以下问题：
　　1，岗位中的饱和度有些企业的领导总认为给自己的部门或单位配属的人员越多越好，这样在工作紧张时调配比较方便。
　　其实企业要按照工作的饱和度来安排每个岗位的员工数，最好让每个岗位工作都饱和。因为配属的人员越多就越容易出现人浮于事的现象，会影响员工工作的积极性和热情。
　　2. 工作条件和环境的变化设置多少岗位，不仅取决于工作量的大小，还要考虑工作条件和环境的变化。例如，由于电脑的普及，公司文员类的岗位就要相应地减少。
　　3. 正确划分企业行政管理岗位的职能企业行政管理的职能分解为三个级别，而具体的岗位职能应根据表1的职能级别和企业具体情况进行设计。通过职能分解可以了解设置的各岗位职能的层级，从中分析出具体岗位的职能或职责。在明确了职能以后，就完成了企业行政管理岗位设置任务。企业就可以根据各岗位明晰的职能对企业行政组织分派任务并进行有效的管理。
　　企业行政管理岗位设置的内容和步骤都不是唯一的、僵化的，应树立发展的、动态的观点，在行动中进行选择，在设计时进行修正，以保持企业行政组织较强的适应性和旺盛的生命力，最终目标是提高整个企业的绩效，从而提高企业的综合素质。